Zagrebačko arhivističko društvo

/Societas archivistica Zagrabiensis/

Opatička 29, 10000 Zagreb, Hrvatska, tel-fax 385 1 4851 374
 e-mail: zad@daz.hr

Koliko često treba baždariti mjerače temperature i vlage?

Mjerače treba obvezno baždariti 1x godišnje. Baždarenje se može obaviti u Državnom hidrometeorološkom zavodu, Grič 3, Zagreb, tel. (01) 45 65 666

Pomični regali ili fiksne stalaže?

Pomični regali za odlaganje gradiva u pismohrani nabavljaju se samo u slučajevima kada je gradivo u potpunosti sređeno (što znači da je obavljeno i izlučivanje, odnosno da se gradivu spisi više neće ni dodavati ni oduzimati) i popisano. U slučajevima kada gradivo nije sređeno i popisano daleko su praktičnije i preporučljivije fiksne stalaže jer olakšavaju manipulaciju gradivom, kao i njegovu preglednost.

Koliki je stvarni kapacitet pomičnih regala?

Nemojte smetnuti s uma da proizvođač pomičnih regala u kapacitet računa brutto police, to jest u 1 dužni metar police se ubrajaju i okomiti nosači polica, cca 4 cm po 1 dužnom metru. Vi u stvarnosti koristite netto dužinu polica, što znači 1 metar umanjen za 4 cm. Dakle, na jednu policu neće stati deset standardnih arhivskih kutija ili registratora (širine 10 cm) već devet. Na taj način pomični regal kojeg proizvođač računa da ima npr. 450 dužnih metara u stvarnosti ima cca 405 metara polica, odnosno Vi tu možete pohraniti 4.050 a ne 4.500 kutija!

Arhivske mape ili arhivske kutije?

Za odlaganje gradivu pismohrani mogu se koristiti arhivske kutije samo u slučajevima kada je gradivo u potpunosti sređeno i popisano. U svim ostalim slučajevima praktičnije su i preporučljivije arhivske mape.

Koliki nam veliko spremište treba?

Prema važećoj arhivskoj legislativi, stvaratelji i imatelji javnog arhivskog gradiva svoje gradivo predaju nadležnom državnom arhivu 30 godina od njegova nastanka. Ukoliko Vaša ustanova svake godine “proizvede” 20 dužnih metara novog gradiva, minimalni kapacitet pismohrane treba biti takav da omogući pohranu gradiva koje će nastajati u narednih 30 godina (20 x 30 = 600 dužnih metara). Naravno, dobro je imati nešto više polica: “produkcija” Vaše ustanove može se neplanirano i nepredviđeno povećati, može doći do spajanja Vaše ustanove s nekom drugom te ćete možda morati preuzeti i gradivo te ustanove, potrebne su Vam police za sređivanje dokumenata, veličina nekih vrsta dokumenata se razlikuje (npr. građevinski nacrti pohranjeni u zaštitnim rolama) i zauzima više prostora od standardnog materijala, vjerojatno ćete nadležnom državnom arhivu predavati gradivo za određeno razdoblje, te to onda može iznositi i više od 30 godina, i tako dalje ...

Tko u organizaciji / ustanovi izrađuje posebnu listu?

Prema važećim zakonskim propisima (Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva, NN 90/2002) stvaratelji gradiva dužni su izraditi posebne popise do 18. srpnja 2003. godine. Posebni je popis sastavni dio internog akta ustanove o zaštiti registraturnog i arhivskog gradiva kojeg donosi odgovorna osoba stvaratelja. Preporučljivo je da voditelj pismohrane (ili osoba koja obavlja poslove arhiviranja gradiva) potakne, u suradnji s pravnikom ustanove, izradu takvog akta i posebnog popisa. Prijedlog posebnog popisa dostavlja se nadležnom državnom arhivu na odobrenje.

_______________________________________

* prilog pripremila: Živana Heđbeli