Zagrebačko arhivističko društvo

/Societas archivistica Zagrabiensis/

Opatička 29, 10000 Zagreb, Hrvatska, tel-fax 385 1 4851 374
 e-mail: zad@daz.hr

Živana Heđbeli

Prilog poznavanju djelokruga rada i uredskog poslovanja austrijske uprave do 1868. godine

S prelaskom iz srednjeg u novi vijek, negdje oko 1500. godine, započelo se s novim načinom uredskog poslovanja. U pisarnicama su na papir počeli pisati jednakomjerno, paralelno s uže strane, tako da je polovice papira bilo moguće slagati i čitati kao knjige, što je omogućila da se kao dokazi odaslanih uredskih pisama počnu pohranjivati koncepti, umjesto dotadašnjeg prepisivanja u knjige. Dotadašnje uredske knjige su postale pomoćne, budući da su omogućavale uvid nad pismima. U početku se iz navike u knjige upisivalo dosta stvari, ali su se s vremenom podaci o pismima smanjili, da bi na kraju ostali samo datum, navođenje pošiljaoca ili primaoca te sadržaj. Većinom su postojale dvije vrste protokola, jedna za primljene i drugi za odaslane spise.

Dvorska komora u Beču je za primljena službena pisma vodila tzv Gedenckbuch (najstarija sačuvana je iz 1531.g.), u kojoj su spisi najprije upisivani kronološki po mjesecima, a potom abecedno po imenima osoba i kratki sadržaj. Pojedinim upisima su dodali i oznaku područja na koje su spisi odnose. Odaslana pisma su upisivali u tzv. repertorij (najstariji sačuvani iz 1555.g.) kojeg su vodili kronološki po mjesecima s navođenjem naslovnika i kratkog sadržaja. Gedenckbuch i repertorij su nastajali iznova svake kalendarske godine. Donjoaustrijska komora je vodila tzv. ekspeditnu knjigu (najstarija sačuvana iz 1581.g.) a od godine 1604.g. upisnu knjigu odposlanih pisama, ukaza i savjeta. Tu se po prvi put susrećemo s izrazom ekspeditna knjiga u koju su u ekspeditu (otpravništvu) upisivali dobivena pisma, nakon njihova rješenja. I austrijsko dvorski ratno vijeće je upotrebaljavalo dvije vrste uredskih knjiga, ekspeditne knjige za primljena službena pisanja, i registraturne knjige za otposlana, svaku sa svojim kazalom. Tu se susrećemo sa izrazom registratura, što je bilo ime za novi ured, koji je brinuo za uređenje i pohranu pisama, nakon što je pisanje bilo gotovo.

Upisnici, registraturne knjige itd. su vođeni po godinama i mjesecima. Po mjesecima su odlagana (u mjesečne snopiće) također primljena pisma i koncepti rješenja. U 16. stoljeću su, vjerojanto zbog malog broja pisama, pisma i koncepti držani odvojeno, ali su ih vrlo brzo počeli pripajati. U 17. stoljeću dolazi do novosti, naime koncepte rješenja se počelo označavati  brojem (unutar mjeseca), a te brojeve upisivati u upisnike, registraturne knjige itd. U Njemačkoj nisu koristili kronološke, već predmetne serije, što znači da su zajedno stavljali dopise koji se odnose na isti predmet, a unutar toga su kronološaki razdvajali primljena od odposlanih pisama. Predmeti su svrstavani prema abecedi početnih slova oznake sadržaja ili po određenom sustavu, što se odrazilo i u Austriji za uređenje (preuređenje) starijih pisama.

Od sredine 18. stoljeća počinje se s odlaganjem završenih predmeta u registaturi prema sadržaju, čime se postiglo da su spisi istog predmeta odloženi u istoj skupni, a spis je sadržavao primljeni spis i odgovor. Bečki središnji uredi su sredinom 18. stoljeća počeli odlagati spise prema skupinama predmeta i od tada se u upisu u registraturne knjige pojavljuju također i registraturne oznake, a predmetne skupine su razvrstane prema abecedi. U 18. stoljeću se u okviru pisarnice ustanovljuje poseban ured (ekshibit) za rad s primljenim spisima. Krajem 18. st. reforme Josipa II donijele su novost, organizaciju spisa na načelu serija, što se zadržalo do danas, koncepti rješenja se numeriraju u okviru jedne godine, a novost je to da se udružuju pregledi primljenih i otposlanih spisa, što danas zovemo djelovodnikom.

Uredbom od 26. svibnja 1786.g. u svim je austrijskim državama propisano novo uredsko poslovanje, obrazloženo uputom kojom se regulira rad prijemnog ureda, expedita i registrature. Osim djelovodnika vode se dvostruka kazala, jedno o svim spisima predanim u registraturu i posebno kazalo po predmetu. Spise predani registraturi se odlažu, prema predmetu, u fascikle, a unutar fascikla po kronološkom redu. Središnji uredu u Beču su do počekta 19. stoljeća vodili upisnike primljenih dopisa i registraturne protokole (s abecednim kazalom) i numerirali rješenja u okviru mjeseca. Budući da je dugotrajne predmete trebalo tražiti na više mjesta među odloženim spisima, odlučili su se da se cjelokupni predmete vodi pod jednim brojem, i to onim koji je dobio prvi spis u danom predmetu.