Zagrebačko arhivističko društvo

/Societas archivistica Zagrabiensis/

Opatička 29, 10000 Zagreb, Hrvatska, tel-fax 385 1 4851 374
 e-mail: zad@daz.hr

Živana Heđbeli, diplomirani historičar i arheolog

Uredsko poslovanje i registraturni sustavi središnjih tijela Banske Hrvatske
 od 1848. do 1868. godine

Djelatnost modernih država dijeli se zakonodavnu, sudsku i izvršnu ili upravnu. Za svaku od navedenih djelatnosti postepeno se razvijaju specijalizirani organi. U ustavnim državama zakonodavnu djelatnost obavljaju parlamenti, sudskom se bave sudovi, a upravnom upravni aparat ili administracija. Uprava, putem provedbe zakona, obuhvaća cjelokupan život države i građana, osim područja sudbene i zakonodavne vlasti.

Upravu definiramo dvojako: u smislu organizacije i u smislu djelatnosti. Uprava u smislu organizacije podrazumijeva ustanove u kojima službenici obavljaju upravne poslove, odnosno sustavni organizam ministarstava i oblasti, koje imaju zadanu organizaciju i djelatnosti. Ministarstva i oblasti djeluju na temelju određenih načela: samostalnosti, zakonitosti, kontinuiteta (trajnosti), dužnosti pružanja usluga, jednakosti uživalaca usluga, javnosti, nemerkantilnosti (ustanove ne obavljaju djelatnost radi koje su osnovane zbog stjecanja dobiti). Uprava u smislu djelatnosti su upravni činovi, briga države oko promicanja i unapređenja interesa države i njenih građana, djelovanje države u cilju opstanka i razvoja države kao zajednice, te poboljšanja unapređenja života njenih članova. Upravne se djelatnosti s vremenom sve više diferenciraju, tj. iz zadataka koji su u početku jedinstveni i koje obavlja jedinstvena upravna organizacija izdvajaju se pojedini dijelovi u samostalne zadatke koje vrše posebne organizacije. Diferencijacija uprave je vertikalna i horizontalna. Vertikalno je raščlanjivanje stvaranje novih vrsta teritorijalnih jedinica unutar jedinstvenog sustava uprave (npr. županije, okruzi, kotari …).

Nakon građanskih revolucija u upravi se uvode službenički sustavi kakvi su se  zadržali do danas, tzv. karijerni službenički sistem, što znači da su osobe koje rade u upravi profesionalaci tj. svoj rad shvaćaju kao svoj životni poziv, i instrumenti su uprave. Uprava je poziv posebno definiranih karijera, koja službenicima za njihove radne obveze pruža određene garancije i privilegije. Službenici školovanjem stiču naobrazbu za obavljanje svog posla, njihove plaće su uređene zakonom, radna mjesta su razvrstana prema unaprijed utvrđenim kriterijima, a prema višim hijerarhijskim mjestima se u načelu kreću automatski, protokom vremena u kojem se pretpostavlja da je službenik stekao određeno iskustvo.

U pravilu, djelatnost upravnih tijela odvija se putem uredskog poslovanja što znači prikupljanje podataka o relevantnim činjenicama, te odabiranje i klasificiranje prikupljenih podataka sa gledišta korisnosti, njihovo čuvanje na način koji osigurava brzo kompletiranje i korištenje, pretraženje i tražnje u cilju obrade i donošenja ključnih i drugih odluka. Uredsko poslovanje obuhvaća primanje i pregledanje pošte, zavođenje spisa, njihovo dostavljanje u rad, administrativno-tehničku obradu, otpremanje pošte, razvođenje spisa, kao i njihovo odlaganje u arhiv (arhiviranje) i čuvanje.

Upravna tijela su za obavljanje uredskih poslova razvila posebne jedinice, pisarnicu i pismohranu (registraturu), propise kojima se regulira postupak započinjanja i rješavanja predmeta i njihova ulaganja u registraturu, te sustave za odlaganje spisa (registraturne sustave).

Pisarnica je organizacioni dio upravnog tijela koji obavlja primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, odnosno spisa, njihovo registriranje i čuvanje.

Pismohrana (registratura) je sastavni dio pisarnice, mjesto u kojem se registraturno gradivo (završeni predmeti, pomoćne uredske knjige i ostali dokumentacijski materijal) čuva do predaje nadležnom državnom arhivu ili do uništenja. Registratura nije samo mjesto pohrane nego i skup podataka u izvornom ili reproduciranom obliku koje čuva jedna pravna osoba radi svakodnevnog korištenja.

Registraturni plan je sustav klasifikacije spisa, na temelju odabranog načela, po kojem se gradivo odlaže, čuva i pronalazi. U registraturnom planu svaki spis, odnosno komad registraturnog gradiva dobiva svoju oznaku (abecednu, numeričku, abecednonumeričku, zemljopisnu, predmetnu, decimalnu, kronološku...) putem koje se odlaže i pronalazi. Registraturni plan omogućuje lako i brzo nalaženje potrebnog dokumenta, te bolje upoznavanje samog materijala pohranjenog u registraturi.

U modernom smislu spis, ili akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena djelatnost određene pravne ili fizičke osobe. Spisu mogu biti priloženi, radi dopune, objašnjenja ili dokazivanja sadržaja spisa, razni pisani sastavi ili fizički predmet koje nazivamo prilozima. Predmet je skup svih spisa i priloga koji se odnose na isto pitanje, zadatak i slično i čine posebnu cjelinu, dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fizičku osobu, fascikl je skup više predmeta ili dosjea koji se poslije završenog postupka čuvaju sređeni u istom omotu.

Spis nastaje tako da fizička ili pravna osoba preda ili pošalje određenom tijelu uprave svoj pisani podnesak (zamolbu ili tužbu). Na početku podneska treba naznačiti ime ureda kome se piše, ime osobe koja piše, kratki sadržaj i broj priloga što se sve zajedno zove rubrum. No, spis može biti i naredba, okružnica, oglas i sl. koje je ured izradio iz vlastite pobude. Upravno tijelo prima podnesak i stavlja na njega svoju zabilješku ili potvrdu o primitku (exhibitum ili praesentatum). Ta zabilješka sadrži dan primitka podneska i redni (tekući ili poslovni broj) pod kojim je spis upisan u djelovodnik (urudžbeni zapisnik). Jednako se postupa i sa spisima koji potječe iz samog upravnog tijela. Tekući broj počinje na početku godine i teče po redu tokom cijele godine. Podnesak se upisuje u urudžbeni zapisnik (protocollum exhibitorum, djelovodnik) koji obično ima pet rubrika:

- redni broj,

- datum kada je podnesak primljen u ured,

- ime onoga koji podnesak predaje,

- sadržaj podneska ili predmeta,

- broj priloga.

Na koncept se stavlja zabilješka o prijepisu, kolacioniranju i otpremi (datum i oznaka službenika za svaku od tih radnji), te koliko ima araka koncepta, broj priloga i predspisa. U posebnu knjigu (otpremna knjiga) ubilježavaju se spisi koji se otpremaju, broj urudžbenog zapisnika, dan otpreme i kome se spis otprema.

Nakon otpreme čistopisa koncept se spisa, s prilozima koji ostaju, i predspisima predaje na pohranu registraturi (pismari ili pismohrani). Registratura primajući spis u pohranu stavlja na njega svoju zabilješku o danu primitka, a potkraj toga kratak sadržaj spisa i broj araka odnosno listova, ponekad se to radi tintom crvene boje. Potom se spis zapisuje u registraturni popis (repertorij, elenk) i to s datumom kada je predan registraturi i posebnim registraturskim brojem (koji nije brojem urudžbenog zapisnika). Iz spisa se prije ulaganja izvade predspisi, ako ih ima, i upute na svoje mjesto. U kasnijem razvitku uredskog poslovanja spisi su se prije ulaganja zapisivali u registraturni indeks ili kazalo. U kazalo se spisi upisuju po abecednom redu imena osoba, mjesta, stvari, pojmova. U kazalu su najčeše tri rubrike.

- U prvu se upisuje ime mjesta, osobe, stvari,

-  u drugoj sadržaj spisa,

-  i u trećoj poslovni broj spisa.

Ako se više spisa odnosi na istu osobu, mjesto, stvar, ponekad se u kazalo upisuju zajedno svi brojevi od najnižega do najvišega. Na kraju je konačno na spis stavljena registraturna oznaka (signatura) po kojoj je spis stavljen u odgovarajući svežanj, koji ima svoje mjesto u registraturnom spremištu.

Uredi se u svom radu služe pomoćnim uredskim knjigama, koje dijelimo na dvije vrste. Protokol je skup listova koji su prije upisivanja zajedno uvezani za službenu upotrebu tako da se listovi ne mogu naknadno vaditi ni umetati. Upisivanje se u protokole vrši kronološkim redom. Urudžbeni zapisnik (djelovodnik) je vrsta protokola koja služi za bilježenje spisa koje je ured ili ustanova primila ili otpremila. Registar je skup listova na koje se po određenom sustavu (predmetnicama) bilježe pojedini spisi odnosno predmeti koje je ustanova primila ili otpremila. Registar najčešće služi kao podsjetnik ili pomagalo za brzo pretraživanje spisa. Listovi registra se prvo ispisuju, a potom ispisani uvezuju. Najuobičajenije je abecedno kazalo u kojem su abecednim redom upisana imena osoba, naziva ustanova, mjesta i stvari.