Carskim patentom od 31. prosinca 1851. godine dokinut je ožujski ustav iz 1849.g. i u cijeloj Monarhiji uveden apsolutizam, a previšnjim kabinetskim carskim pismom od 31. prosinca 1851. g.[1], proglašena “Načela za organičke uredbe u krunovinah cesarevine austrianske”, kojima se određuje posvemašnja reorganizacija političke uprave. Načelima se određuje da se u svakoj krunovini trebaju utemeljiti carski kotarski uredi (pod imenom koje je u pojedinoj zemlji uobičajeno), u kojima se, koliko je to moguće, trebaju sjediniti razne upravne struke. Nad kotarskim su uredima okružni upravni uredi. Okružne su vlasti potčinjene zemaljskima, a djelokrug rada im je djelomično nadzorni, a djelomično izvršni i upravni. U krunovinama nad okružnim vlastima stoje namjestništva i zemaljski poglavari. Pravosuđe se radzvaja od uprave, osim kod prvostepenih sudova gdje je sudstvo u kotarskim uredima sjedinjeno s upravom.

Temeljna načela ove organizacije uprave sadržane su u naredbi ministra unutarnjih poslova, pravosuđa i financija od 19. siječnja 1853., izdanoj na temelju carskog rješenja od 14. rujna 1852., kojom se obznanjuju previšnje odluke o uređenju i o uredovnoj djelatnosti ureda kotarskih, vlasti okružnih i mjestodrštva (namjesništva). Kotar je najniži organ vlasti, a županije su iznad kotara. Kotarima su podređene mjesne općine. Namjesništvo je vrhovna upravna oblast u zemlji kojoj su podređene sve političke vlasti i svi uredi u zemlji, a samo je bilo podređeno ministarstvu unutarnjih poslova, odnosno u ostalim upravnim granama onom ministarstvu, koje je u odnosnoj grani vršilo najvišu izvršnu vlast. Važniji se su poslovi rješavali kod namjestništva kolegijalno, ali je najviša vlast pridržana namjestniku.

Ovakva organizacija nije odmah stupila u život, već je tek s naredbom ministra unutarnih poslova, od 30. travnja 1854. g.[2], proglašeno da je car, svojom previšnjom odlukom od 16. travnja 1854. g., odobrio da političke zemaljske vlasti svoju djelatnost započnu 29. svibnja 1854. g. Naredba se odnosi na zemaljske vlasti u krunovinama Donjoj i Gornjoj Austriji, Salzburgu, Tirolskoj, Štajerskoj, Koruškoj, Kranjskoj, Hrvatskoj i Slavoniji,[3] Promorju, Češkoj, Moravskoj, Šleskoj, Galiciji, Bukovini i Erdelju, i za okružne vlasti lavovskog i krakovskog upravnog okruga. Ova organizacije provedena je naredbom ministarstva unutarnjih djela, pravosuđa i financija od 3. lipnja 1854. g. o političkom i sudbenom ustrojstvu kraljevina Hrvatske i Slavonije, izdanoj na temelju carskih odluka od 21. kolovoza, 11. rujna i 1. prosinca 1853. g. Prema naredbi, Kraljevine Hrvatska i Slavonija su upravno područje namjesništva u Zagrebu, te višega zemaljskoga suda, Banskoga stola.[4]

Hrvatska i Slavonija podjeljene su na 5 županija (sjedišta u Zagrebu, Varaždinu, Rijeci, Požegi i Osijeku), te grad Zagreb podčinjen neposredno mjestodrštvu. Odlukom od 25. rujna 1854. g. određuju se da će vlasti županijske, zatim politički i mješoviti uredi kotarski započeti svoju djelatnost dana 30. listopada 1854.g.[5], istim danom kojim se ukidaju dotadašnje velike županije i podžupanije. U nekim kotarima političke poslove obavljaju politički uredi kotarski, a u drugima mješoviti kotarski uredi, koji obavljaju i sudbene poslove. U gradovima su politički poslovi povjereni gradskim magistratima. Ovako organizirana uprava u potpunosti je stupila u život tek 30. listopada 1854. godine. Centralizacija Monarhije sprovedene je u potpunosti, na načelu “jedinstvo carevine-jedinstvo uprave”, a čitava uprava ujedinila se u ministarstvu unutarnjih poslova. Ministri su odgovorni jedino caru, a zemaljske vlade su samo samo posrednici ovisni od bečkog ministarstva. Namjesništvo je počelo uredovati na hrvatskom jeziku, no već se 26. lipnja 1854. carskom odlukom naređuje da se pređe na uredovanje na njemačkom jeziku kao službenom za svu unutarnju i vanjsku prepisku.

Ministarskom naredbom, od 19. siječnja 1853.g., osnovana je posebna C. k. ustrojavajuća zemaljska komisija sa sjedištem u Zagrebu, kojoj je bio povjeren rad na uvođenju novog uređenja. Županije i kotari proradili su po završetku rada komisije, 30. listopada 1854. godine.

Namjesništvu su u nadležnost dodijeljeni: politička i redarstvena uprava općenito, bogoštovje i nastava, trgovina i obrt, poljodjelstvo i one stvari građevinarstva koje nisu zasjecale neposredno u koji predmet poslovanja zemaljske financijske vlasti ili koje nisu izričito dodijeljene kojoj drugoj vlasti u zemlji neovisno od Namjesništva. U personalnim pitanjima i u poslovima političke uprave Namjesništvo je podređeno Ministarstvu unutranjih poslova, a u ostalim granama onom ministarstvu koje je nadležno za određenu granu.
Namjesnik je odgovoran za poslovanje čitavog Namjesništva, on vodi redarstvo u krunovini, brine se za održavanje mira i poretka, nadzire štampu, javne priredbe, rad društvenih organizacija, kotrolira kretanje stranaca, izdaje putovnice za putovanja u inozemstvo, vodi brigu oko opravdanosti i ekonomičnosti građevinskih radova.
U resoru unutarnjih poslova Namjesništvo je posebno bilo ovlašteno da vodi nadzor nad svim kaznionicama, popravnim zavodima, dobrotvornim i humanitarnim ustanovama kao i nad svim javnim ustanovama, ako to nije posebno izuzeto, ono je najviša oblast za zaklade. U oblasti bogoštovja Namjesništvo, u sporazumu s ordinarijatom, podjeljuje župe, patronate carskih i vjerskih fondova, ako dohoci nisu prelazili 1000 for. godišnje, oduzima ili dodaje župama pojedine mjesne općine, doznačuje samostanima prosjačkih redova milostinjske kvote, rješava žalbe ženicima radi uskrate prava na sklapanje braka te daje oproste od ženidbenih smetnji pod određenim uvjetima. U oblasti nastave Namjesništvo vrši nadzor nad svim civilnim nastavnim i odgojnim ustanovama. U oblasti trgovine i obrta Namjesništvo podjeljuje povlastice za zemaljske tvornice, za podizanje apoteka, za vršenje kirurškog obrta i vođenje transportnih poduzeća, za periodičke vožnje te izdaje dozvole za držanje godišnjih sajmova. U financijskim pitanjima Namjesništvo vrši znatne poslove ali je pri tomu ovisno od prethodne suglasnosti zemaljske financijske vlasti. U građevinarstvu Namjesništvo predstavlja nadzornu vlast, a u određenim slučajevima rukovodi i administrativnim poslovima iz te oblasti. U službama koje su mu bile podređene Namjesništvo je bilo ovlašteno primati i oslobađati kauciju za službu, penzionirati, opskrbiti provizijom i umiroviti namještenike koje je postavio namjesnik ili podređena vlast kao i dodijeliti penziju ili pomoć njihovim udovama i sirotama. Namjesništvo se brine da se svi propisi poštuju i izvršavaju.

Prema naredbi ministarstva unutarnjih poslova od 22. studenoga 1856.g., a prema odluci cara od 14. siječnja 1856. g., za zemaljskog poglavara u Hrvatskoj i Slavoniji koristi se naslov “gubernator” (odnosno namjesnik gubernatora) umjesto naziva “miestoderžac”[6]

Namjesništvo je djelovalo do 4. travnja 1861.g., kada je radom započelo Kraljevsko namjesničko vijeće.

Namjesništvo, kojim rukovodi namjesnik, sastoji se od podpredsjednika (podbana), vijećnika, tajnika, pisara i ureda za manipulaciju, Školskog savjeta (2 savjetnika), liječnika, državnog veterinara, ravnatelja pomoćnih ureda, činovnika (6 tajnika, 8 koncipista i 7 praktikanata), 2 adjunkta, nižih činovnika (oficijali). Osim Predsjedničke kancelarije.

Namjesništvo je imalo 7 odjela: politička i redarstvena uprava, nastava i bogoštovje, zdravstvo i sanitet, trgovina, obrt i zemljodjelstvo, komunikacije, financije i graditeljstvo. Na čelu svakog odjela bio je jedan vijećnik, na čelu sedmog odjela je tajnik, a osmi odjel predstavljalo je Ravnateljstvo pomoćnih ureda.

Namjesnik o svojim odlukama vijeća s vijećnicima, no njihove odluke ne obvezuju namjesnika da ih i sprovede. Činovnike svih viših činovničkih mjesta imenuje car na prijedlog ministra unutarnjih poslova (ban je de facto i de jure izgubio svaku političku moć). Činovnička mjesta zauzimaju stanci.

Namjesništvom u Hrvatskoj počima moderna uprava, a ono postepeno uvodi registraturni sustav koji će u vrijeme Zemaljske vlade biti razrađen i dosljedno proveden.

 

Spisi upućeni na Predsjedništvo zaprimali su se u kancelariji predsjedništva koja je vodila svoj urudžbeni zapisnik i kazalo. Tajni spise dobijali su oznaku “geh” (geheim), presidijalni P ili Pr, a reservatni R. Posebno je Opći odjel, odnosno za sedam odjela Namjesništva zajednička kancelarija, zaprimao i urudžbirao pristigle spise. Odsjeci su označeni rimskim brojem. Spis ubilježen u predajni urudžbeni zapisnik može biti dalje proslijeđen Predsjedništvu, ili Zemaljskoj komisiji. Ako se jednim spisom rješava više njih uz svaki spis stavlja se bilješka “rješeno” i broj spisa koji taj predmet rješava.

Urudžbeni zapisnik sastoji se od slijedećih rubrika:

- tekući broj urudžbenog zapisnik i broj odsjeka,

- datum primitka,

- sadržaj,

- kome je upućeno rješenje,

- datum rješenja,

- datum otpreme,

- registraturni svezak.

Predstojnik pismohrane zaprimao je prethodno provedene spise. Preuzeti spisi bilježe se u skontro. Na svaki spis se na lijevom gornjem kutu bilježi broj urudžbenog zapisnika spisa, datum kada je spis stigao u pismohranu, broj priloga ili konvulata. Spisi su odlagani u originalne košuljice s marginama i određenim rubrikama. Registrant je na košuljici ispisivao kratki sadržaj spisa, a onda sadržaj priloga onim redom kako su pristizali. Ako je priloga bilo više vezani su vezicom, a opsežni prilozi čuvali su se posebno kao konvulati. Spisi su se upisivali u kazalo sa sadržajem i pod točno određenom natuknicama.
Normalije se odlažu kao i drugi spisi samo dobijaju oznaku “Normale”, a razlikuju se od drugih spisa jer imaju br. “F.3.6315857/Normale”. Osim što se upisuju u kazalo, normalije se upisuju i u posebno vođenu Knjigu normalija.

Pismohrana Namjesništva odlagala je spise :

- prema urudžbenom broju unutar registraturnog perioda koji je jedna kalendarska godina,

- prema urudžbenom broju u sveske (Fascikel) koji nisu predmetno određeni, nego se svakih 200-300 spisa odlaže u novi svezak koji dobiva svoj tekući broj

- predmetno u svezke od kojih svaki svezak nosi svoju registraturnu oznaku i objedinjuje tematski srodne predmete

Pismohrana po prvi put uvodi, 1856. g., “korijeniti broj” (temeljni/osnovni broj). Svi spisi koji se odnose na jedan isti predmet dobivaju na košuljici i u urudžbenom zapisniku broj prvog pristiglog spisa i odlažu se uz prvi pristigli spis tijekom tri godine (jednog registraturnog razdoblja). Po završetku registraturnog razdoblja, ako su pojedini poslovi i dalje u tijeku, oni se prenose u novo kazalo. Veći poslovi koji se svake godine ponavljaju otpočinju se svake godine ispočetka. Predmet je dobijao posebnu registraturnu oznaku: broj svezka, osnovni broj pod kojim je predmet započet i godina tog osnovnog broja, spisi istoga predmeta se pod osnovnim brojem redaju kronološki.

Spisi Namjesništva odlagani su u tri serije:

- Predsjedništvo,
- Opći odjel
- Ravnateljstvo pomoćnih ureda.

 

Unutar Predsjedništva korištena su tri načina odlaganja spisa:

1854.-1855.	1855.	1857-1861.
Spisi se odlažu prema urudžbenom broju unutar jedne godine.	Spisi se odlažu prema urudžbenom broju ali dobivaju i oznaku sveska (kutije) u koji su smješteni, svesci dobivaju svoj tekući broj.	Prema modelu registraturnog sustava Namjesništva u Grazu, Hrvatsko-slavonsko namjesništvo uvodi novi registraturni sustav: spisi se odlažu predmetno u svezke (Fascikel) koji imaju svoju registraturnu oznaku. Svesci [7] su sljedeći: ( __vidi popis)

Unutar Općeg odsjeka razlikuju se četiri načina odlaganja spisa:

1854.	1855.	1856.	1857.–1861.
Spisi se odlažu prema urudžbenom broju unutar jedne godine.	Spisi su prvotno bili odlagani prema broju urudžbenog zapisnika. Naknadno je, vjerojatno, izvršena revizija pa su spisi odloženi predmetno u sveske. Unutak sveska spisi na košuljici dobivaju novi broj. Spisi, bez obzira na urudžbeni broj, u svakom svesku počinju brojem 1. No, kako nisu sačuvani svi spisi, neki brojevi nedostaju. Na temelju sadržaja spisa u svesku izvršena je rekonstrukcija[8] sadržaja svezaka. Svesci u Općem odjelu kao registraturnu oznaku imaju arapski broj.Svesci[9] su sljedeći:( __vidi popis)	Spisi su prvotno odlagani prema broju urudžbenog zapisnika, a naknadno su raspoređeni predmetno u svezke i unutar svezka dobili su novi broj. Na temelju sadržaja spisa u svezcima izvršena je rekonstrukcija sadržaja [10] svezka: (__vidi popis)	Spisi se odlažu predmetno po svezcima, a svesci se odlažu u odjeljke (pretince, “Fach”). Spisi su unutar svezka razdvojeni po kalendarskim godinama. Odjeljci su slijedeći: - Odjeljak I [11] Država s obzirom na Ustav, upravu i zakonodavstvo (__vidi popis) - Odjeljak II Nastava i kultura(__vidi popis) - Odjeljak III Javni nadzor (policija) i zdravstvo (__vidi popis) - Odjeljak IV Proizvodnja sirovina, obrt, industrija i trgovina (__vidi popis)

       

Ravnateljstvo pomoćnih ureda ravnalo je i korespondiralo sa Zemaljskom građevnom direkcijom, Zemaljskom financijskom direkcijom, Zemaljskim knjigovodstvenim uredom, Zemaljskom glavnom blagajnom, policijskim poglavarstvom. U njegov djelokrug spadali su poslovi imenovanja i premještaja činovnika u pomoćnim uredima, raspodjela Zemaljsko–vladnog lista, odobrenja naknada i troškova, povećanje plaća, izdavanje kolaudirajućih protokola za zgrade i dr. građevine i sl.