Dosje omogućava da se na jednom mjestu fizički objedine svi podaci o fondu ili zbirci. Sastavni dijelovi dosjea trebalo bi da budu:

- matični list fonda ili zbirke;

- sumarni inventar;

- preslik primopredajnog zapisnika s popisom preuzetog gradiva ili ugovora o otkupu ili bilješke o darovanju gradiva;

- dokumentacija o izlučivanju bezvrijednog gradiva u arhivu (dokumentacija o izlučivanju registraturnog gradiva van arhiva dio je dosjea stvaratelja ili imatelja arhivskog gradiva, koji vodi vanjska služba arhiva)

- dokumentacija o tome što se do sada radilo na fondu (npr. privremeni popis gradiva).