Predmet opisivanja odnosno opisna jedinica može biti fond ili zbirka, podfond, serija, podserija, predmet, dosje, komad. 

Svi ti opisi hijerarhijski su povezani, a skup svih tih opisa predstavlja fond ili zbirku.  Takvo arhivističko opisivanje zove se višestupanjsko odnosno opisivanje na više razina.  Kod toga je temeljno pitanje: što je opisna jedinica i koji joj je opseg, odnosno koji su elementi opisivanja primjereni odgovarajućim razinama opisa. Naime, različitim razinama opisa primjereni su i odgovarajući opsezi te elementi opisivanja, a oni su proporcionalni pojedinim vrstama obavijesnih pomagala.

Kao što latinski naziv kaže, sumarni inventar je uopćen, sažet, sveukupan, skraćen, pregledan, točan opis arhivskoga gradiva fonda ili zbirke.  On je, kao što naš stariji naziv kaže, našastar - prikaz sveukupnog gradiva koje se "našlo" u fondu ili zbirci.  On je ujedno i imovnik, jer popisujući gradivo po arhivskim jedinicama pokazuje imovinsko stanje fonda ili zbirke.  Izrađuje se za sređeno gradivo pojedinačnog fonda ili zbirke.  Ideal je svake arhivske ustanove obraditi arhivsko gradivo svih fondova i zbirki do razine sumarnog inventara.

Koji će sve elementi opisivanja biti zastupljeni u određenom sumarnom inventaru zavisi od vrijednosti fonda te od pojedinačnih slučajeva. Navedene elemente ne treba uvijek iskazivati u zasebnim poglavljima; ponekad ćemo spojiti više elemenata opisivanja u jedno poglavlje, a često neke elemente uopće nećemo iskazivati (npr. mikrofilmiranje, restauriranje i konzerviranje ili dopunski izvori). Treba naglasiti da su elementi opisivanja povezani, isprepleću se i ovise jedan o drugom.  Tako npr. uredsko poslovanje i organizacijski ustroj stvaratelja uvjetuju formiranje odgovarajućih cjelina fonda odnosno serija i podserija, dakle strukturu fonda, a ujedno se odražavaju i na sadržaj gradiva fonda.  Isto je tako npr. problematika valorizacije gradiva fonda ili zbirke povezana s pitanjima odabiranja i izlučivanja gradiva, kao i provođenja zaštitnog mikrofilmiranja, restauriranja i konzerviranja ili uvrštavanja na prioritetnu listu za to.

Sastavni dio sumarnih inventara su sumarni popisi kojima se opisuje arhivsko gradivo cjelina, serija i podserija, a po arhivskim jedinicama.  Kod rasporeda cjelina rukovodit ćemo se načelom " od općeg prema posebnom".  Na prvo ćemo mjesto staviti cjeline koje sadrže važnije i općenitije obavijesti.  Istim načelom vodit ćemo se i kod rasporeda vrsta arhivskoga gradiva unutar cjelina.  Tako ćemo npr. kod fondova uprave na prvo mjesto rasporediti serije gradiva predsjedništva, tajništva, zatim povjerenstava, potom odjela, odsjeka, uprava, komisija, ureda.  Unutar serija rasporedit ćemo gradivo po istim načelima, pa će u podserije ući zapisnici, izvještaji, proračuni, a zatim strogo povjerljivi, povjerljivi, te opći spisi.  U sumarnim inventarnim popisima prvo ćemo opisati i popisati registraturna pomagala te ostale knjige razvrstane u cjeline, a zatim spise razvrstane na serije i podserije.  Ranije u tekstu iznesen je prijedlog minimuma rubrika što ih treba sadržavati sumarni inventarni popis arhivskoga gradiva.  Još jednom naglašavamo da se te rubrike mogu i dopuniti, ako to zahtijeva karakter fonda.