Zagrebačko arhivističko društvo

/Societas archivistica Zagrabiensis/

Opatička 29, 10000 Zagreb, Hrvatska, tel-fax 385 1 4851 374
 e-mail: zad@daz.hr

Silvija Babić, Hrvatski državni arhiv

Pismohrane lokalne uprave i samouprave na području nadležnosti Državnog arhiva u Zagrebu*

Situacija, osnovni problemi, moguć pravac djelovanja

Kao što je poznato, organizacija lokalne uprave i samouprave, do nedavno je bila određena Zakonom o lokalnoj upravi i samoupravi od 29.12.1992. godine, odnosno, njegovim izmjenama i dopunama od 29.12.2993., dok se upravo očekuju promjene koje će donijeti primjena novog Zakona o lokalnoj i područnoj (regionalnoj) samoupravi i upravi, od 06.04.2001.godine. Osnovnim se zakonom određuje da su jedinice lokalne samouprave općina, grad, i u dijelu nadležnosti, županija, koja je u drugom dijelu svoje nadležnosti nosilac državne uprave.

Djelokrug Državnog arhiva u Zagrebu (u nastavku: DAZ), shodno navedenom, proteže se nad uredima Zagrebačke županije, odnosno njihovim ispostavama, što čini ukupno 7 pismohrana. Također, prema još važećoj teritorijalnoj nadležnosti pojedinih arhiva (određenoj 1960.godine), naš djelokrug obuhvaća i Ispostavu županijskih ureda Krapinsko-zagorske županije u Donjoj Stubici. Ukupno, dakle, u nadležnosti imamo 8 županijskih pismohrana.

Od drugih jedinica lokalne samouprave, DAZ je nadležan nad gradskim upravama, kojih je 6 na području naše nadležnosti. Naravno, od sveg navedenog izuzetak je Grad Zagreb, koji ima status županije, pa tako vrši i upravnu i samoupravnu funkciju. Grad Zagreb, odnosno, tijela njegove uprave, čine 11 gradskih ureda, 4 gradska zavoda i 3 službe, no za većinu njih uredsko poslovanje  vodi Gradski ured za opću upravu. Taj gradski ured ima 11 svojih područnih ureda, dakle zajedno s centralnom pismohranom ukupno ih je 12. Samostalno uredsko poslovanje, što znači i zasebne pismohrane, vodi 5 gradskih zavoda, prema tome, u nadležnosti našeg Arhiva ukupno je 17 pismohrana uprave Grada Zagreba.

Stanje pismohrana

Na početku ovog kratkog izlaganja, predočila bih vam neke statističke podatke, koji, iako suhoparni u svojoj biti, ipak ponešto govore o stanju pismohrana. Ideja je bila prikazati odvojenu statistiku gradske i županijske uprave, jer će upravo neki brojčani podatci dati naslutiti i razlike među njima. One su prvenstveno odraz činjenice drugačijeg upravnog ustroja do 1992. te nakon toga, odnosno, te su razlike upravo slika činjenice razdvajanja upravne nadležnosti na dvije razine: državnu i lokalnu, a koju prošli sistem nije poznavao. 

Pri izradi statistike o stanju pismohrana, uzela sam u obzir sljedeće odrednice: 

1. Županijska statistika

Iako je županijska uprava preuzela većinu djelokruga nekadašnjih skupština općina, pa možemo u neku ruku govoriti o kontinuitetu (najčešće su i zaposleni djelatnici ostali isti), kod pregleda stanja prostora i opreme, uočavaju se mnogi nedostaci.

1.1. Prostor

1.2. Evidencije i sređenost

1.3. Informatizacija

1.4. Pravilnici

1.5. Zaduženi djelatnici (arhivari)

1.6. Odgovorni djelatnici

2. Statistika za gradove u županijskom prstenu(Samobor, Jastrebarsko, Velika Gorica, Dugo Selo, Sv. Ivan Zelina, Zaprešić, Donja Stubica) -  porazno stanje!

2.1. Prostor i oprema

2.2. Evidencije i sređenost

2.3. Zaduženi djelatnici

3. Grad Zagreb

3.1. Prostor i oprema

3.2. Evidencije i sređenost

3.3. Pravilnici

3.4. Informatička tehnologija

I ovdje će postotak odražavati identičnu podjelu kao i prethodni stavak, budući su svi gradski uredi dio istog informatičkog sustava (82%), umreženi su i u informatičkom okruženju vode uredsko poslovanje, dok ostali (18%) imaju samostalne sustave.

 3.5. Zaduženi djelatnici

3.6. Odgovorni djelatnici - odnos prema pregledima

Odgovorne osobe krajnje savjesno pristupaju cjelokupnoj problematici arhiviranja gradiva, razumijevajući važnost i funkciju pismohrane kao ustrojbene jedinice, koja taj posao uređuje i prati. 

4. Najčešći problemi

Iz navedenih brojčanih pokazatelja možemo izvući sljedeće zaključke: osim u slučaju Grada Zagreba, gradske uprave daleko zaostaju u ustroju pismohrane kao organizacijske jedinice, imenovanju arhivara, te shvaćanju važnosti ovog dijela uredskog poslovanja. Donekle to možemo objasniti činjenicom novosti u upravnoj praksi Republike Hrvatske, no uskoro protiče 10 godišnjica te novosti, pa je zadnje vrijeme za ispravno djelovanje. Ako si dozvolimo malo ironije, stanje spremišta gradskih uprava je zadovoljavajuće, možemo reći i vrlo dobro, ali, uzevši u obzir one postojeće. Naime, nije rijedak slučaj da prostor za pismohranu uopće nije predviđen, pa se gradivo odlaže u pripadajućim kancelarijama, ili se automatizmom zajedničkog korištenja objekta sa županijskom upravom, zajednički koristi i prostor za pismohranu. Problem djelatnika u ovim pismohranama također je izražen, budući da do sada, radi male količine gradiva, nije bilo prijeke potrebe za posebnim radnim mjestom arhivara, a što se polako, zbog povećanja količine gradiva, pokazuje kao problem.

Županijska pak uprava, u velikoj mjeri nasljednica nekadašnjih ovlasti skupština općina, ima dobro ustrojene pismohrane, kao i odgovarajuće djelatnike, često s dugom praksom rada na dotičnim poslovima. Svega u nekoliko slučajeva radi se o novim djelatnicima bez stručnog ispita, bez prakse na dotičnim poslovima, a što je najgore, osim nedostatka potrebnog znanja, s nedostatkom ikakve osviještenosti o značenju posla kojeg vrše, što konačno rezultira i nedostatkom volje za radom. Naslijeđen prostor i oprema i u pismohranama županijskih ispostava sve su više nedostatni i neodgovarajući, nagrizeni godinama neodržavanja zbog manjka sredstava. Kao nov problem javljaju se i vlasnički sporovi za dotične prostore, a ne postoji generalna vizija načelnog rješavanja problema, za kojeg je bilo razvidno da će se pojaviti odmah nakon donošenja zakona o denacionalizaciji. Osim navedenih materijalnih uvjeta (a u mnogim slučajeva bolje je reći ne-uvjeta), već u startu novog ustroja, javila su se još dva velika problema. Prvo pitanje je bilo: što s postojećim pismohranama nekadašnjih skupština općina? Naravno da je fond kao takav nedjeljiv (čl. 4. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima), odnosno, ukoliko je dioba nužna, prije valja pribaviti stručno mišljenje nadležnog arhiva, što u većini slučajeva nije napravljeno. Problem operativnosti (učestalo korištenje nekadašnjeg gradiva, za poslove koji su sad u nadležnosti gradske uprave) to je veći ukoliko su županijska i gradska uprava dislocirane. Pojavile su se i nedoumice oko pitanja koja nisu definirana Zakonom o lokalnoj upravi i samoupravi, odnosno njegovim provedbenim propisima. Primjerice, što s gradivom likvidiranih i u stečaj otišlih subjekata? Pohranjuje li se ono pri gradskoj ili županijskoj upravi? U konkretnim slučajevima potežu se pitanja osnivača, investitora, teritorijalne nadležnosti,…iako je problem vrlo jednostavno rješiv: prema logici sljedništva, županijske su ispostave sljednici skupština općina, a time i nekadašnji osnivači većine gospodarskih subjekata.

Drugo, javio se problem i pri funkcioniranju uredskog poslovanja za novoosnovane subjekte uprave. Glede toga, najveći problem bile su delegirane posebne državne uprave, koje su novim zakonima centralizirane pod raznim ministarstvima, dok im je nekoć primarno nadležni ured bio upravo skupština općine (katastarska, porezna, sve vrste inspektorata – građevinski, turistički, sanitarni, trgovački...). Većina njih ispočetka je uredsko poslovanje vodila preko postojećih županijskih ureda za opću upravu (tu, naravno, pripadaju i područni uredi Grada Zagreba kao županije), što znači, poslovanje se vodilo preko urudžbenog zapisnika jedinice lokalne uprave i samouprave. Poslije (kod nekih prije, a kod nekih kasnije), ta je praksa napuštena, no ne treba posebno spominjati koji su se problemi javljali glede organizacije pismohrane, nedefinirane odgovornosti za gradivo u spremištu, problemi oko izlučivanja, itd.

Sa stajališta arhivske službe, odnosno arhivskih djelatnika, porazna je bila činjenica, da osnivanje novih tijela uopće nisu pratila izvršenja zakonske obveze osiguranja prostora pismohrane, kao i to da zaduženi djelatnici uopće nisu bili predviđeni. Ukoliko se i razmišljalo logikom zajedničkih prostora (a što naš Zakon dopušta, predviđa, pa u neku ruku i zagovara kao racionalno i ekonomično rješenje u slučaju «manjih»tijela, odnosno uske stvarne ili teritorijalne nadležnosti), nerazumljiv je nedostatak pravno uređenih odnosa. Baš naprotiv, uviđa se upravo nedostatak volje da se takovi odnosi urede. Na našem je području samo jedan takav suodnos ugovorom uređen, te je definirano sufinanciranje materijalnih troškova u kojeg, naravno, ulazi i plaća zajedničkog arhivara, u skladu s procijenjenim postotkom poslova i količine gradiva oba stvaratelja u pismohrani. Ostali su primjeri sustanarstva bremeniti prijeporima oko veličine korištenog prostora, nadležnosti arhivara, odgovornosti osoba koje ulaze u pismohranu (mahom je to nedopustiv broj osoba, jer ukoliko neka državna služba nema arhivara, u pravilu u pismohranu ulaze svi njeni referenti), a tu je i pitanje procedure prihvata gradiva u pismohranu, te njegova pravilna evidentiranja.

Osim neriješenih prostornih i organizacionih pitanja, problem je i sporost centralnih tijela državne uprave u donošenju provedbenih propisa koji bi omogućili ispravno postupanje s gradivom. Konkretno tu mislim na Opći akt o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva, koji bi sadržavao tkz. hodograme, odnosno propisivao životne cikluse dokumentacije, te naravno sadržavao popis gradiva s rokovima čuvanja. Zbog tog nedostatka, delegirane su ispostave potpuno nemoćne u rješavanju svojih životnih problema. Dijelom možemo to smatrati i propustom hrvatske arhivske službe, budući u podzakonskom aktu koji definira zaštitu arhivskog gradiva izvan arhiva, nije propisan rok za donošenje takovog akta kod stvaratelja. Budući su novi provedbeni propisi pred donošenjem, upravo je zatraženo uvođenje takove odredbe.

5.  Moguća rješenja – prijedlog pravca djelovanja

Optimalno stanje, što je s političkog i ekonomskog aspekta razumljivo, prisutno je u upravi Grada Zagreba, ali, i to posebno valja naglasiti, ne prvenstveno zbog boljih materijalnih mogućnosti, već ponajviše zbog formirane svijesti o važnosti posla rukovanja, pohrane, evidencije i zaštite arhivskog i registraturnog gradiva. To naglašavam stoga, što su mnogi od vas posjetili centralnu pismohranu Gradskog ureda za opću upravu, te smatraju da je ona odraz materijalne snage Zagreba. Međutim, i pismohrane pojedinih područnih ureda, koje se prema arhivističkim standardima smatraju djelomice, pa čak i potpuno neprimjerene za pohranu gradiva, u ustrojbenom smislu su besprijekorne.

Naravno da i ovdje ima problema, a osnovni je taj, što cjelokupna gradska uprava ne vodi upravno poslovanje preko jednog ureda (konkretno ureda za opću upravu), već su gradski zavodi izdvojeni. To je nasljeđe i preslika stanja prethodnog sistema, u kojem su Zavodi bili odvojeni od uprave, i u tom smislu oni i danas lošije svladavaju logiku i propise uredskog poslovanja i ustroja. Najnoviji koraci u smislu ujednačavanja sistema, poduzeti su započetom širokom akcijom priprema za sastavljanje zajedničkog Pravilnika i Popisa gradiva s rokovima čuvanja, koji bi vrijedio za cjelokupnu Gradsku upravu. 

Zaključak koji se nameće nakon ovih podataka, jest potreba rada hrvatske arhivske službe upravo na jačanju svijesti o funkciji i važnosti  pismohrana, a možda manje inzistiranje na formalnom (da ne kažemo formalističkom), zadovoljenju svih fizičkih uvjeta zaštite, te potreba izgradnje ispravnog odnosa prema registraturnom, odnosno arhivskom gradivu i njegovoj zaštiti. Čest je slučaj, da je upravo pozivanje na nedostatak sredstava, savršena isprika za neotklanjanje nedostataka s kojima financijsko stanje ima malo ili nimalo veze.

Smatram da će upravo ta senzibilizacija pomaknuti probleme s mrtve točke, čak i ondje, ili baš upravo ondje, gdje se čini da materijalni uvjeti ne dozvoljavaju velike pomake.

*Predavanje je održano na 1. hrvatskom arhivističkom kongresu, 25.X.2001.