Zagrebačko arhivističko društvo

/Societas archivistica Zagrabiensis/

Opatička 29, 10000 Zagreb, Hrvatska, tel-fax 385 1 4851 374
 e-mail: zad@daz.hr

Dajemo li pravu informaciju?
- Arhivi i korisnici kroz prizmu Zakona o pravu na pristup informacijama -

Zagrebačko arhivističko društvo (www.daz.hr/zad)  na svoj prvi “Zagrebački arhivski dan”  27. studenog 2004.  godine organiziralo je stručni skup na temu: Dajemo li pravu informaciju? i podtemu: Arhivi i korisnici kroz prizmu Zakona o pravu na pristup informacijama. Skup se održao u prostorijama nove čitaonice Državnog arhiva u Zagrebu. Osim članova Zagrebačkog arhivističkog društva, skupu su prisustvovali i kolege arhivisti, informacijski specijalisti, bibliotekari, muzealci i gosti iz Maribora, Tuzle, Trsta i Zagreba, tako da je na skupu bilo ukupno šezdeset i pet sudionika.

Prof. dr. Peter Pavel Klasinc, arhivski savjetnik, Predstojnik Međunarodnog instituta arhivskih znanosti Sveučilišta u Mariboru  (MIAZ/UM) održao je izlaganje pod naslovom: Opseg informacija koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti i šire.

Nakon što je utvrdio da informacije koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti možemo podijeliti na informacije koje stvaraju i za koje su odgovorni arhivisti i na informacije koje se nalaze u arhivskom gradivu i na koje arhivisti nemaju, ili barem ne bi smjeli imati utjecaja, naglasio je da je odgovornost svakog arhivista, a naročito onoga koji je u stalnom dodiru s javnošću, s korisnicima (u najširem smislu riječi)  i s arhivskim kolegama (što je, ili bi morala biti odgovorna zadaća) da posreduje kvalitetne  i provjerene informacije.

Mišljenje dra. Klasinca je da se prijenos informacija među arhivima i šire odvija u mnogo većem opsegu nego što smo mi u arhivima toga svjesni, te da je u današnjem otvorenom društvu potrebno je mijenjati još uvijek učestala mišljenja da su arhivi takve kulturne ustanove gdje se uvijek nešto skriva.

Namjena prijenosa informacija među arhivima, arhivskim službama i šire je da najširim krugovima osigura široku dostupnost  podataka o arhivskom gradivu i iz arhivskog gradiva. Arhivi moraju biti spremni osigurati informacije za nova i praktična istraživanja koja provode korisnici, naročito iz područja heraldike, sfragistike, veksilologije, te za rodoslovna istraživanja, koja su postala modni trend. Osim toga, treba uspostaviti protok i dotok informacija do nearhivskih ustanova, raznih kolekcionara ili različitih udruga, koje raspolažu s podacima o gradivu koje sami stvaraju ili prikupljaju i to zato što u zadovoljavajućoj mjeri skoro nikad ne dođu do profesionalnih arhiva. Budući razvoj prijenosa informacija među arhivima i šire teći će putem što boljeg  korištenja mogućnosti koje nude nove informacijske tehnologije.

Dr. Miroslav Novak iz  Pokrajinskog arhiva Maribor održao je izlaganje na temu: Razmišljanje o suvremenoj informatici u arhivima - Između Scile i Haribde informacijskih potreba i suvremenog zakonodavstva s arhivističko-informacijskog područja -.  Dr. Novak smatra da upravljanje informacijama u suvremenom društvu predstavlja  jedno od ishodišta  njegove opstojnosti. Arhivi su kao čuvari zapisanih oblika informacija važan čimbenik tog procesa i istovremeno također karika u lancu mnoštva prijenosa podataka u vremenu i prostoru. Govoreći o suvremenom slovenskom zakonodavstvu, dr. Novak je naglasio da ono omogućuje neposredno korištenje mnogih podataka koji mogu poslužiti kao informacije građanima pri ostvarivanju njihovih demokratskih prava. Zato postoji  zakon koji zajedno s podzakonskim aktima uređuje dostupnost informacija javnog značaja, a istovremeno  postoji i zakon koji štiti osobne podatke. Problem se pojavljuje ako su oni neodgovarajuće interpretirani. S druge strane, Zakon o elektroničkom poslovanju određuje da su imatelji zbirki podataka, znači i arhivi, odgovorni za zlouporabe podataka koje krajnji korisnici ozrokuju zbog neodgovarajućeg plasiranja podataka iz arhivskih fondova i zbirki. Takva neusklađena strateška usmjerenja iniciraju pojave različitih afera, kao što je nedavno bila npr. "udbanet". Još veći problem očekuje se s novim slovenskim arhivskim zakonodavstvom koje predviđa neka nestandardna rješenja na području osiguranja i čuvanja arhivskog gradiva.

Dr. sc. Jelka Petrak, predsjednica Savjeta sustava znanstvenih informacija predstavila je Projekt Sustav znanstvenih informacija RH (SZI). Sustav znanstvenih informacija RH  je program kojeg je  1994. godine pokrenulo Ministarstvo znanosti i tehnologije. Program SZI obuhvaća niz djelatnosti i projekata koji za zajednički cilj imaju stvoriti sustav u kojem će bilo koji član akademske i istraživačke zajednice moći doći do znanstvenih informacija. Jezgru tog sustava čine znanstvene i fakultetske knjižnice koje obrađuju i daju na upotrebu informacije potrebne za rad znanstvenika. Sustav organizira knjižnice u podsustave prema području znanosti. Cilj programa je uspostaviti informacijski sustav koji bi pružao sve potrebne informacije znanstvenicima i pretvoriti knjižnice u informacijska središta koja bi obrađivala podatke te pružala usluge pristupa i traženja informacija za znanstveni i akademski rad.

Mr. sc. Žaneta Baršić-Schneider, Načelnica Odjela službene dokumentacije Republike Hrvatske, Hrvatska informacijsko-dokumentacijska referalna agencija (HIDRA) u svom izlaganju pod naslovom Korisnik: mjera dileme  "perfekcionizam vs. realitet" predstavila je moguće vrste korisnika, komunikaciju u procesu rjesavanja korisničkog zahtjeva, etiku rada informacijskog specijaliste, te problematizirala pitanje organizacije znanja u realnim uvjetima našeg društva. Naglasila je da se pasivnim načinom zakonski regulira mjera dostupnosti informacija u posjedu tijela vlasti ukoliko ih građanin saminicijativno traži, na primjer Zakonom o pravu na pristup informacijama, dok aktivnim načinom država ili bilo koji drugi oblik administrativnog udruživanja, koji može biti i na lokalnoj, područnoj ili međunarodnoj razini, daje svoje dokumente na uvid javnosti u depozitarnim knjižnicama i putem weba (e-government). Osim što je naglasila značaj empatijske komunikacije i ljubaznosti, ukazala je na položaj «službenika za informiranje» prema Zakonu o pravu na pristup informacijama. 

Živana Heđbeli je u svom izlaganju pod nazivom Prijenos informacija izmedju arhiva i pismohrana:  komunikacija ili monolog "velikog brata"? analizirala pravni okvir odnosa arhiva i pismohrana. Istakla je da na rad pismohrana utječe njihov nizak položaj na hijerarhijskoj ljestvici unutar organizacije kao i nerijetka negativna selekcija službenika. Osim što rad vanjske službe arhiva (obavljanje nadzora) nije standardiziran i reguliran posebnim propisom, postojeći propisi su terminološki i konceptualno neusklađeni što dovodi do različitih tumačenja i usporava rad pismohrana i arhiva. Također, nije donesen Opći popis gradiva s rokovima čuvanja. Primijetila je da na web stranicama arhiva nema sadržaja propisanog Zakonom o pravu na pristup informacijama: kataloga informacija, odluka i mjera, informacija o radu, uključujući podatke o aktivnostima, organizaciji, troškovima rada i izvorima financiranja, informacija o natječaju i natječajnoj dokumentaciji za javne nabave, itd.  Smatra da arhivi još nisu svjesni činjenice kako se građani za gradivo nastalo nakon 1945. g. vrlo često obraćaju direktno pismohranama i da se čini da arhivi i pismohrane, za sad, nisu spremni na partnerski odnos. Arhivi su u tom (ne)odnosu u poziciji moći budući da obavljaju nadzor nad pismohranama. Ono što treba spojiti arhive i pismohrane je temeljni, zajednički cilj - davanje brze i točne informacije.

Silvija Babić, Hrvatski državni arhiv, u svom izlaganju  Evidencije Odsjeka za nadzor nad pismohranama i Zakon o pravu na pristup informacijama, naglasila je da Zakon o pravu na pristup informacijama ne razlučuje jasno odredbe koje se tiču prava na informacije koje nastaju radom ustanove u obavljanju nadležnosti koje su joj pripisane, od onih informacija koje se tiču samog funkcioniranja ustanove kao proračunskoga tijela (pr. informacije o troškovima rada, javnoj nabavi, …)., te da je način provedbe ovih prava, kako ih je definirao Zakon, više nego upitan. Ukoliko ovaj Zakon stavimo u suodnos Zakona o zaštiti tajnosti podataka, Zakona o zaštiti osobnih podataka, Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (koji, primjerice, kaže da je gradivo koje bi ugrozilo nacionalnu sigurnost, obranu, međunarodne odnose, održavanje reda i mira te gospodarski interes Hrvatske, dostupno tek nakon 50 godina), očito je da se postavlja pitanje mjerodavnoga tumačenja odredbi. Osim toga, u primjeni čl. 8. Zakona, koji se odnosi na slučajeve uskrate informacije "ako postoji osnova sumnje», mogućnost subjektivna tumačenja izrazito je velika, te time kao stvorena za manipulaciju, tim više što je nejasno kako bi se velik dio negativnih posljedica davanja informacije, koje su opisane u čl. 8. mogle uopće predvidjeti, kad ovlaštenik nije dužan navesti razloge traženja informacije. Popis tijela javne vlasti objavljen u NN 146/04, sukladno čl. 3 st.2 Zakona o pravu na pristup informacijama nepotpun je i nesustavan. Iako je ovaj Zakon, sastavljen na sadašnji način, prilično nepotreban, ne može se zanijekati da sadrži odredbe koje bi nama arhivistima dugoročno mogle biti korisne.

Josip Špacir, voditelj Odsjeka za poslove pismohrane u Gradskom uredu za opću upravu Grada Zagreba u svom izlaganju Pismohrana Gradskog ureda za opću upravu nakon Zakona o pravu na pristup informacijama opisao je kako se u praksi primjenjuje Zakon o pravu na pristup informacijama u radu pismohrane u Gradskom uredu za opću upravu Grada Zagreba. Osim što su djelatnici pismohrane, kao i svi drugi javni službenici u ophođenju s javnošću dužni pridržavati se načela zakonitosti, nediskriminacije i ravnopravnosti, učinkovitosti, ekonomičnosti, primjerenosti, dosljednosti, objektivnosti, nepristranosti i dostupnosti informacijama, gradske službe su ustrojene i organizirane na način da javnost najbrže dođe do tražene informacije. Osim što se na telefonskoj centrali nalazi  služba za informiranje koja stranku upućuje u nadležnu službu, postoji i posebna Služba za odnose s javnošću i protokol u Stručnoj službi Gradonačelnika i Gradskog poglavarstva.

Služba za odnose s javnošću i protokol uspostavlja komunikaciju s javnošću, organizira konferencije za novinare, davanje intervjua i izvješća, dostavlja informacije elektronskim i drugim medijima. Posebna pažnja se posvećuje razvijanju i unapređivanju komunikacije s građanima te su postavljeni informacijski stupovi u Gradu, organizirane dežurne službe, telefonske linije, knjige žalbi, sandučići za prijedloge i predstavke građana, a uspostavom web stranice Grada Zagreba ubrzano je elektonsko komuniciranje gradskih službenika s javnošću. Da bi se pravo na pristup informacijama što brže i učinkovitije ostvarilo  na svim lokacijama postoje prijemne kancelarije u kojima je omogućen neposredan prijem stranaka, gdje je moguće stranku saslušati, pružiti pomoć u ispunjavanju zahtjeva, odnosno uputiti stranku ako je za traženu informaciju  nadležna druga služba.  

Dr. Valentina Petaroš, nezavisni istraživač za Associazione Dalmata di Storia Patria u Pokrajinskom arhivu Koper održala je kratko izlaganje po d naslovom Il mutismo dei documenti u kojem je naglasila koliko je povjesničaru istraživaču važno da su dokumenti koje proučava pravilno klasificirani i sređeni jer tako može prepoznati  “genealogiju dokumenata” i utvrditi tijek povijesnog zbivanja koje istražuje. Putem precizne identifikacije rukopisa, filologija može pružiti veliku pomoć u pravilnoj dataciji dokumenata i čitanju njegova sadržaja.

Mladen Paver, voditelj radionice  "K svojim korijenima" na Pučkom otvorenom učilistu u Zagrebu u svom izlaganju Rodoslovac - amater na vratima arhiva opisao je način rada rodoslovnih istraživača – amatera. Naglasio je da arhivi unapređuju svoje kontakte s istraživačima genealogija, upućujući korisnike na raspoloživu građu, prvenstveno matične knjige. Pokazale su se vrlo korisnim kratke tiskane instrukcije u obliku letaka. Mikrofilmiranje i digitalizacija matičnih knjiga, izrada aplikacija za unos, pretraživanje i ispis podataka o osobama, stavljanje popisa matičnih knjiga na internet, samo su neki od načina na koji arhivi mogu pomoći rodoslovcima u njihovim istraživanjima.

U završnom dijelu Skupa održan je Okrugli stol (moderatori: Tibor Toth, Štefanija Kasabašić, Branka Molnar) na kojem su doneseni sljedeći zaključci:

- postojanje Zakona o pravu na pristup informacijama je pozitivno, bez obzira na njegove brojne manjkavosti i slabosti;

- kod građana treba razvijati svijest o postojanju Zakona;

- prilikom primjene Zakona ne radi se o dobroj volji državne i ostale administracije nego je omogućavanje prava na pristup informacijama Zakonom određena dužnost uprave;

- trebalo bi da korisnici arhivskog i bibliotečnog gradiva imaju pravo na pristup pohranjenom gradivu bez posebnog obrazloženja, osim kada se to pravo ne može ostvariti zbog Zakonom točno određenih izuzetaka;

- trebalo bi da arhivisti djelatnike u pismohranama smatraju u praksi, a ne samo u teorijskim raspravama, kolegama i sudionicima u zajedničkom procesu arhivističkog rada;

- bilo bi poželjno da arhivisti unutar svojih strukovnih udruga formuliraju svoje primjedbe na Zakon i dostave ih odgovarajućim službama.

- na kraju, ne treba postavljati pitanje "dajemo li pravu informaciju?", već se arhivi/arhivisti trebaju upitati "dajemo li informacije s kojima raspolažemo na način kako to korisnicima najbolje odgovara?"

____________________________________________

* prikaz sastavila Branka Molnar, arhivist specijalist