home

ostali prilozi

literatura

pitanja i odgovori

pravni propisi

osvrti

spiritus movens

obavijest

web-tražilica

Apsolutno je prihvatljiva teza da je ključna odrednica u definiranju vrednovanja gradiva stvaratelj i da je bitno imati sve informacije o stvaratelju.

Neophodnost izrade šematizma stvaratelja je posljedica prethodnog stava. Veze između imatelja i stvaratelja se moraju jasno istaći, kao i o stanju gradiva stvaratelja.

Na netom završenom XXXVII. Savjetovanju Hrvatskog arhivističkog društva u Trakošćanu, u četvrtoj tematskoj cjelini raspravljano je o problematici zaštite arhivskog gradiva izvan arhiva. U zbirci radova organizator je uspio prezentirati radove arhivista iz Rijeke- Zoran Stanković i Karlovca- Rosana Mikulić, ali ne i radove kolege Eržišnika iz Hrvatskog državnog arhiva i kolege iz DA Varaždin. Referenti su, svaki za sebe, dali svoje viđenje određenih faza rada u vanjskim službama. Nakon slušanja i čitanja radova (moram priznati da imam samo kratke zabilješke o radovima kolege Eržišnika i kolege iz DA Varaždin), još više se nameće potreba definiranja standarda postupaka vanjske arhivske službe kao mehanizma koji omogućuje efikasniju zaštitu gradiva izvan arhiva. Kolegica Marina Štambuk -Škalić prikazala je probleme i mjere poduzete na zaštiti arhivskog gradiva Hrvatskog državnog sabora. Taj značajan i po mnogo čemu indikativan rad pokazuje da ni u najznačajnijim pismohranama stanje arhivskog gradiva nije u cijelosti i na najkvalitetniji način riješeno. Svrha i namjera ovoga priloga je potaknuti raspravu među hrvatskim arhivistima koji rade u vanjskoj službi radi pronalaženja optimalnih rješenja u metodologiji rada na zaštiti arhivskog gradiva izvan arhiva.

Cilj nam je zajednički: sačuvati gradivo u pismohranama, u sređenom stanju, popisano, tehnički zaštićeno, smješteno u dobrim uvjetima i s informacijama o stvarateljima. Preuzimanje takvog gradiva predstavlja krunu rada vanjske službe, naravno ako je osiguran primjeren prostor za preuzimanje i odgovarajuća oprema u arhivima.

Preuzimanje gradiva u arhiv je osjetljiv posao kojem prethodi dugotrajan i naporni rad u pismohranama i nadzor nad tim radom od strane arhivista u vanjskim službama, te su stavovi iznijeti od strane kolegice Mikulić prihvatljivi u cijelosti. Ono što sam želio istaći i što potenciram je metodologija pomoću koje ćemo doći do najvrednijeg, sačuvanog, sređenog, popisanog i s pregledom stvaratelja određenog arhivskog gradiva. Tu insistiram na postupku koji je utvrđen našim zakonom ali koji je komplementaran i s drugim propisima, prije svega sa Zakonom o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara /»NN» 69/99/ i podzakonskim propisima koji omogućavaju provođenje toga organskog zakona. Prethodni arhivski zakon iz 1978. imao je standard definiran u odredbi da se zaštita arhivskog gradiva izvan arhiva provodi u suradnji s imateljima i stvarateljima. Taj standard je u praksi značio potencijalnu slabost vanjske službe, gdje se zaštita svodila na «suradnju» između arhiva i pismohrana. Naravno da je suradnja normalan put i očekivani postupak. No, vidjeli smo da i najznačajnije pismohrane, kao što je pismohrana Sabora , nije posvetila dužnu pozornost sređivanju, zaštiti, popisivanju i provođenju ostalih mjera zaštite, što je bila obveza i po starom zakonu, iako je postojala suradnja između arhiva i pismohrane. Intencija zakonodavca, ako sebi mogu dopustiti tumačenje odredbi novog arhivskog zakona, bila je na pojačanoj obvezi imatelja javnog arhivskog gradiva, definiranoj vrlo precizno, pojačanoj obvezi arhiva da vrši nadzor implementacije te obveze u pismohranama, a kao mehanizam za implementaciju služio je mehanizam represije izražen u prekršajima za koje se kažnjava prekršitelj drastičnije nego li do sada. Pored toga, po prvi puta se i samo kazneno djelo spominje u arhivskom zakonu, što do sada nije bio slučaj, budući je to kazneno djelo bilo određeno u kaznenom zakonu ( « tko uništi, prikrije ili učini neupotrebljivim arhivsko gradivo čini kazneno djelo»…). Pored toga odgovornost arhiva pojačava se i po prvi puta se utvrđuju prekršaji koje mogu napraviti sami arhivi, a pojačanost obveza arhiva očitava se i u Zakonu o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara. Zato, da bi došli do šematizama, do stvaratelja, do mogućnosti kvalitetnog preuzimanja gradiva u arhive, definirajmo postupanje nas samih prema imateljima, iskoristimo mogućnosti koje nam propisi daju, ali ispoštujmo i obveze koje nam ti isti propisi stavljaju u osnovnu zadaću. Zato mislim da je organizacija vanjske službe i standardiziran metodološki pristup zaštiti arhivskog gradiva najvažnija pretpostavka za ispunjavanje zakonskih obveza arhiva.

Mogući model organizacije vanjske službe:

I. faza postupka:

- Nadzor i stručna pomoć

- Mjere

- Kontrola mjera

- Izvršavanje mjera

- Prisila u slučaju neizvršavanja mjera

II. faza postupka:

- Izrada baza podatka o stvarateljima

- Izrada šematizama ili dobivanje pregleda statusnih promjena od pismohrana

- Veza stvaratelj-imatelj

- Jedinstveni software za sve arhivske ustanove

- Veza gradiva izvan arhiva i onog u arhivu

- Razmjena i korištenje informacija s drugim organizacijskim dijelovima arhiva

III. faza postupka:

- Preuzimanje u arhiv

- Izrada informativnih pomagala

- Ažurirano vođenje evidencija o preuzetom gradivu (metodologija registra fondova)

IV. faza postupka

- Kontrola rada vanjskih službi

- Kontrola rezultata dobivenih nadzorom

- Instruktaže i razmjene informacija (ova faza provodi se pod nadležnošću HDA)