pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva

Na temelju članka 12. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine« 105/97 i 64/00) ministar kulture donosi
PRAVILNIK O VREDNOVANJU TE POSTUPKU ODABIRANJA I IZLUČIVANJA ARHIVSKOGA GRADIVA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.
(1) Ovim Pravilnikom utvrđuju se kriteriji vrednovanja arhivskoga gradiva, kategorizacija stvaratelja, izradba popisa arhivskoga gradiva s rokovima čuvanja, postupak odabiranja i izlučivanja te način uništavanja izlučenoga gradiva.
(2) Odredbe ovoga Pravilnika odnose se na sve stvaratelje i imatelje javnoga arhivskoga gradiva u smislu članka 5. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u da­­lj­­njem tekstu: Zakona), kao i na stvaratelje i imatelje privatnoga arhivskoga gradiva upisane u Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga arhivskoga gradiva suklad­no čl. 31. Zakona.

Članak 2.
(1) Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.
Izvornik je svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, koji ima značajke vjerodostojnosti i pouzdanosti.
Kategorizacija je postupak kojim se stvaratelji gradiva razvrstavaju u skupine ovisno o značenju cjeline gradiva nastalog njihovim djelovanjem.
Popis s rokovima čuvanja je popis jedinica neke cjeline gradiva ili funkcija obavljanjem kojih je gradivo nastalo, s označenim rokom čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja.
Primarno nadležni ured je stvaratelj ili ustrojstvena jedinica stvaratelja gradiva koja je nadležna za obavljanje određene funkcije ili djelatnosti i čijim radom nastaje gradivo koje sustavno i pouzdano dokumentira tu funkciju ili djelatnost.
Razredbeni (klasifikacijski) nacrt je sustavno reda­­nje zapisa u višerazinski uređen sustav s pripadajućim oznakama.
Vrednova­­nje je postupak kojim se procje­­njuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do koje­ga će se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te se određuje postupak sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja.

II. KRITERIJI VREDNOVANJA

Članak 3.
Kriteriji vrednovanja su kriteriji po kojima se određuje obveza, potreba i interesi te pojedinačna ili šira društvena korist od čuvanja gradiva do isteka ili po isteku određenoga roka. Kriteriji vrednovanja su:
– značenje djelatnosti i funkcija nekoga stvaratelja,
– pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja gradiva,
– potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja gradiva,
– zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi,
– interes javnosti za uvid u činjenice sadržane u gradivu, odnosno činjenice koje gradivo dokumentira,
– evidencijska vrijednost gradiva, odnosno mogućnost pouzda­nog, cjelovitog i autentičnog uvida u djelatnosti tijekom kojih je gradivo nastalo, u jasnom i preglednom obliku,
– informacijska vrijednost gradiva, odnosno postojanje viška podataka i obavijesti u jedinici ili cjelini gradiva u odnosu na druge poznate izvore informacija, zajedno s mogućnostima obrad­be i korištenja informacija,
– značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti, te
– vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra.

III. KATEGORIZACIJA STVARATELJA

Članak 4.
(1) Kategorizacijom se utvrđuje značenje cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinoga stvaratelja za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja.
(2) Kategorizacija je osnova nadzorne i akvizicijske politike, a provodi se za stvaratelje javnoga i privatnoga gradiva.

Članak 5.
(1) Stvaratelji gradiva razvrstavaju se u tri kategorije.
(2) Prvu kategoriju čine stvaratelji nadležni za utvrđivanje politike, ciljeva i načina obavljanja pojedine djelatnosti te stvaratelji čije gradivo pruža uvid u način, opseg i uvjete obavljanja pojedinih funkcija u okviru iste djelatnosti. Imaju visok ili nadređen položaj na području svoje nadležnosti. Donose ili provode strategije razvoja gospodarskih, društvenih i kulturnih djelatnosti te imaju veliki utjecaj na društvena zbivanja na području svoje nadležnosti.
(3) Drugu kategoriju čine stvaratelji koji su na području određene djelatnosti nadležni za provođenje utvrđene politike i obavljanje tekućih i operativnih poslova, a čiji način i opseg djelovanja nisu dostatno dokumentirani gradivom stvaratelja prve kategorije. To su ustanove manjeg opsea ili nižeg ranga, ograničenijeg područja i funkcionalnog opse­ga od onih u prvoj kategoriji, ali reprezentativne za pojedina važna područja gospodarskoga, društvenog i kulturnog života. U drugoj kategoriji su i stvaratelji čije gradivo se čuva po načelu reprezentativnog uzorka za stvaratelje jednakoga djelokruga. Izbor se obavlja po načelu podjednake zastupljenosti stvaratelja javnoga gradiva različitih sredina i krajeva.
(4) Treću kategoriju čine stvaratelji čiji su način i opseg djelovanja dokumentirani gradivom stvaratelja prve i druge kategorije. To su manje ustanove ograničenog opse­ga i niskog ranga koje podupiru, a ne utvrđuju ili nadziru funkcije stvaratelja prve i druge kategorije. Informacije o ­njima u pravilu se nalaze u gradivu većih, nadređenih odnosno matičnih ustanova prve ili druge kategorije.

Članak 6.
(1) Kategorizaciju stvaratelja gradiva utvrđuje Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog državnih arhiva za područje njihovih nadležnosti. Nadležni državni arhivi stvaratelju odnosno imatelju izdaju rješenje o kategorizaciji. Primjerak ovoga rješenja dostavlja se Hrvatskome državnom arhivu.
(2) U rješenju iz stavka 1. ovoga članka navode se podatci: naziv kategorije, broj stvaratelja u evidenciji nadležnog arhiva, naziv, sjedište i adresa stvaratelja, matični broj u statističkom registru te obrazloženje sa sažetom analizom osnovnih kriterija kategorizacije.
(3) Za stvaratelje koji su rješenjem razvrstani u drugu ili treću kategoriju, u obrazloženju se navode i naziv i broj stvaratelja u evidenciji nadležnog arhiva razvrstanih u prvu, odnosno drugu kategoriju, a čije gradivo dokumentira način i opseg djelovanja stvaratelja na kojeg se rješenje odnosi.
(4) Popis stvaratelja prve i druge kategorije objavljuje se u službenim glasilima.

IV. POPISI GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA

Članak 7.
(1) Popisi gradiva s rokovima čuvanja utvrđuju se radi provedbe postupka odabiranja i izlučivanja.
(2) Popisi s rokovima čuvanja izrađuju se sukladno razredbenom nacrtu i sadržavaju razredbenu oznaku, naziv ili sadržaj, rok čuva­nja, vrstu nosača na kojem se zapis čuva i naznaku postupka s gradivom po isteku roka čuvanja.

Članak 8.
Izrađuju se tri vrste popisa:
– opći popis,
– granski popis i
– posebni popis.

Članak 9.
(1) Opći popis s rokovima čuvanja je popis vrstâ gradiva s rokovima čuvanja koji se odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem administrativnih odnosno općih poslova.
(2) Opći popis donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva.

Članak 10.
(1) Granski popis je popis vrsta gradiva s rokovima čuvanja koji se odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem pojedine vrste djelatnosti.
(2) Granske popise donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva.

Članak 11.
(1) Posebni popis je popis gradiva s rokovima čuva­nja koji sadržava sve vrste gradiva koje je nastalo ili nastaje djelova­njem određenoga stvarate­lja, a izrađuje se sukladno razredbenom nacrtu.
(2) Posebni popisi sadržavaju sve upravne i poslovne funkcije koje obavlja pojedini stvaratelj. Posebni popis se izrađuje na temelju Općega popisa i granskih popisa za područje djelatnosti svakoga pojedinoga stvaratelja. Za svaku pojedinu razredbu (klasu) u posebnom popisu treba biti vidljivo radi li se o gradivu primarno nadležnog ureda ili ureda koji to nije. Ako se rokovi čuvanja navedeni u posebnom popisu razlikuju od rokova čuvanja istovrsnoga gradiva u općem ili granskom popisu, u posebni popis se upisuje obrazloženje.
(3) Izradba posebnog popisa s rokovima čuvanja sukladno razredbenom nacrtu obveza je svakog stvaratelja gradiva.
(4) Stvaratelj gradiva obvezan je prijedlog posebnoga popisa s rokovima čuva­nja, kao i svaki prijedlog za izmjenu popisa, dostaviti nadležnom arhivu na odobre­nje. Nadležni arhiv obvezan je izdati rješenje o odobrenju posebnog popisa najdu­lje u roku od 60 dana od dana zaprima­nja prijedloga popisa.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA

V.1. Postupak odabiranja i izlučivanja u pismohranama

Članak 12.
(1) Stvaratelj gradiva obvezan je redovito provoditi izlučiva­nje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka.
(2) Postupak odabiranja i izlučivanja obvezno se provodi prije predavanja gradiva arhivu.

Članak 13.
(1) Stvaratelj gradiva prve i druge kategorije, obvezni su za svako izlučivanje, odnosno odabiranje ishoditi prethodno pismeno odobrenje nadležnog arhiva.
(2) Stvarateljima gradiva treće kategorije nadležni arhiv može izdati odobrenje za izlučivanje određenih dijelova gradiva na određeno vrijeme prema odobrenom posebnom popisu, bez obveze da se ishodi odobrenje za svako pojedino izlučivanje.
(3) Stvarate­lji gradiva obvezni su dostaviti nadležnom arhivu zapisnik o svakom provedenom izlučiva­nju s popisom izlučenoga gradiva.

Članak 14.
(1) Postupak odabiranja i izlučivanja provodi stvaratelj na temelju posebnog popisa gradiva.
(2) Stvaratelji gradiva prve i druge kategorije prigodom izlučivanja obvezni su nadležnom arhivu dostaviti na odobrenje prijedlog za izlučivanje. Prijedlog sadržava navode o načinu, vremenu i mjestu izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva te obrazloženje s pravnom osnovom postupka. Prijedlogu se obvezno prilaže popis gradiva za izlučivanje.
(3) Popis iz prethodnog stavka, osim podataka iz posebnog popisa, sadržava i podatke o količini i vremenu nastanka gradiva.
(4) Rješe­nje o odobrenju izlučivanja nadležni arhiv obvezan je izdati najkasnije u roku od 30 dana od dana zaprimanja prijedloga za izlučivanje. Ako se ovim rješenjem odbija odobrenje za izlučivanje, ono obvezno mora sadržavati obrazloženje, odnosno uputu za ispravljanje nedostataka radi kojih je prijedlog odbijen.
(5) Odluku o izlučivanju donosi odgovorna osoba stvaratelja, u skladu s rješe­njem nadležnog arhiva. Ova odluka obvezno sadržava navod o načinu, vremenu, mjestu i izvršitelju izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva. Odluci se prilaže popis gradiva za izlučivanje koji je odobrio nadležni arhiv.

V.2. Postupak odabiranja i izlučivanja u arhivima

Članak 15.
(1) Odluku o pokretanju postupka u pismenom obliku donosi ravnatelj arhiva na prijedlog voditelja nadležne ustrojstvene jedinice. Ovom odlukom imenuje se i povjerenstvo koje će provesti postupak izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva.
(2) Povjerenstvo iz stavka 1. ovoga članka izrađuje prijedlog za izlučiva­nje u kojemu se obvezno navode opći podatci o arhivskome fondu (naziv, vrijeme nastanka gradiva), podatak o ranijim izlučivanjima, podatci o cjelovitosti sačuvanoga gradiva, prijedlog kriterija za izlučivanje s obrazloženjem i popis gradiva ili vrsta (skupina) zapisa koji se predlažu za izlučivanje. Popis gradiva za izlučivanje izrađuje se prema cjelinama, uz naznaku graničnih godina za svaku stavku.
(3) Na temelju prijedloga iz prethodnoga stavka, odluku o izlučiva­nju donosi ravnatelj arhiva u pismenom obliku.
(4) Povjerenstvo koje provodi izlučiva­nje obvezno je sastaviti zapisnik o provedenome izlučiva­nju. Zapisniku se prilaže popis izlučenoga gradiva ili popis vrsta (skupina) izlučenih zapisa.

V.3. Uništava­nje izlučenoga gradiva

Članak 16.
(1) Način uništavanja izlučenoga gradiva utvrđuje se odlukom o izlučiva­nju iz članka 14. stavka 5. i članka 15. stavka 3. ovoga Pravilnika.
(2) Uništavanje gradiva koje sadržava povjer­ljive podatke obvezno se provodi na način koji osigurava da ti podatci ne budu dostupni osobi koja nema pravo uvida u te podatke.
(3) O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostavlja se nadležnom arhivu.

Članak 17.
Dokumentacija o postupku izlučiva­nja i uništava­nja čuva se trajno.

VI. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 18.
(1) Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje vrijediti Pravilnik o odabira­nju i izlučivanju registraturne građe (»Narodne novine« 36/81) i Uputstvo o vrednovanju registraturne građe (»Narodne novine« 33/87).
(2) Hrvatsko arhivsko vijeće donijet će opći popis iz članka 9. i granske popise iz članka 10. ovoga Pravilnika u roku od godine dana od dana stupanja na snagu ovoga Pravilnika.
(3) Stvaratelji gradiva obvezni su izraditi posebne popise u roku od godine dana od dana stupa­nja na snagu ovoga Pravilnika.
(4) Do donošenja novoga razredbenoga nacrta, koji treba sadržavati rokove čuvanja pojedinih vrsta gradiva, za izradbu posebnoga popisa s rokovima čuva­nja stvaratelji mogu koristiti Orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja (Prilog 1.) i Orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti (Prilog 2) koji čine sastavni dio ovoga Pravilnika.
Članak 19.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Klasa: 612-06/02-01/35
Urbroj: 532-03-3/6-02-01
Zagreb, 12. srp­nja 2002.
Ministar kulture
dr. sc. Antun Vujić, v. r.

prilog 1.  Orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja
prilog 2.  Orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti