Opseg informacija koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti i šire

Razmišljanje O OPSEGU I STVARANJU INFORMACIJA U ARHIVIMA I ŠIRE možemo započeti pitanjem kakve i koliko su vrijedne informacije koje mi arhivi raspoređujemo. Možemo ih lako podijeliti na:

A) informacije, koje mi stvaramo i za koje smo mi odgovorni

B) informacije, koje su u arhivskom gradivu i na njih nemamo, ili barem ne bismo smjeli imati utjecaj

ad A:

Odgovornost je svakog arhivista, a naročito onoga koji je u stalnom dodiru s javnošću, s korisnicima (u najširem smislu riječi) i s arhivskim kolegama (što je, ili bi morala biti odgovorna zadaća) da posreduje kvalitetne i provjerene informacije. Na stvaranje tih informacija imamo najveći upliv i odgovornost. Stvaramo ih na osnovi dviju razina:

I/ Opsega znanja i raspolaganja s informacijama o arhivskom gradivu = arhivskim fondovima (pri tome nam pomažu postojeći popisi i vodiči fondova i zbirki, u mnogim slučajevima već uz pomoć računala), odnosno o informacijama o arhivskom gradivu, koje je često sadržano u pojedinačnim inventarima (popisima).

ARHIVIST DAJE INFORMACIJE NA OSNOVI KOJIH KORISNIK MOŽE ZAPOČETI SVOJA ISTRAŽIVANJA. ZATO MORA IMATI OPSEŽNO ZNANJE ZA USMJERAVANJE KORISNIKA.

II/ Pridobivanju dodatnih informacija (od kolega u ustanovi ili izvan nje) na osnovi kojih ćemo omogućiti korisnicima put do očekivanog cilja.

ARHIVIST DOBIVA INFORMACIJE U SUBSIDIJARNOM ODNOSU U SVOJOJ SREDINI ILI ŠIRE ( "DANAS TI MENI, SUTRA JA TEBI!" )

O PROBLEMU LEŽERNOSTI OVDJE NEĆU GOVORITI !

ad B:

Arhivsko gradivo i informacije koje su sadržane u arhivskom gradivu dostupne su prema člancima zakona i podzakonskih akata koje treba poštivati iako te odredbe nisu uvijek razumljive. Mi arhivisti na to nemamo utjecaja.

OPSEG PRIJENOSA INFORMACIJA

Moje je mišljenje da se prijenos informacija među arhivima i šire odvija u mnogo većem opsegu nego što smo mi u arhivima toga svjesni.

Prijenos informacija među pojedinim arhivima (zajedničkom prostoru – pokušaj Arhivske pentagonale) može se odnositi na niz informacija, a naročito:

- o arhivskom gradivu na terenu,

- o preuzimanju arhivskog gradiva,

- o sređivanju arhivskog gradiva,

- o dostupnosti arhivskog gradiva,

- o arhivskom gradivu u drugim arhivima,

- o restauraciji i konzervaciji arhivskog gradiva,

- o izložbama arhivskog gradiva,

- o vrednovanju i uništavanju gradiva,

- o razmjeni i prodaji,

- o preseljenju,

- o vlastništvu nad arhivskim gradivom i slično.

Neka od gore nabrojenih područja bila su u prošlosti razmatrana na mnogim međunarodnim i nacionalnim kongresima, i to više puta s različitih aspekata, ali nisam zaključio da su navedenu problematiku tretirali kao proces prijenosa informacija među arhivima i šire.

U arhivima smo najbolje upoznati s prijenosom informacija koji se odvija među arhivima pri osiguranju dostupnosti i korištenja arhivskog gradiva. To je uvjetovano željama i namjerama korisnika s jedne strane, i s mogućnostima i pravnim osnovama profesionalnih arhiva na drugoj strani.

STAJALIŠTA UNUTAR POJEDINOG ARHIVA

Možemo zaključiti da se pri istraživanju prijenosa informacija među arhivima i šire radi o dva temeljna pitanja odnosno o dvije temeljne funkcije prijenosa informacija. Prva je funkcija prijenosa informacija o arhivskom gradivu, druga je funkcija prijenosa informacija sadržanih u arhivskom gradivu, kao i između onih koji već jesu i koji tek uvode nove informacijske tehnologije u arhivski posao.

Prijenosi informacija o arhivskom gradivu imaju novu samo teminologiju. Ponekad su se ti prijenosi odvijali putem izdavanja vodiča arhivskih fondova i zbirki ili izdavanjem raznih inventara (analitičkih i sumarnih), te popisa arhivskog gradiva. Danas se prijenos informacija među arhivima u vezi s arhivskim gradivom odvija transparentno na osnovi standarda i tako pomaže afirmaciji arhivskog rada. Te informacije mogle bi predstavljati osobnu iskaznicu svakog arhiva.

U današnjem otvorenom društvu potrebno je mijenjati još uvijek učestala mišljenja da su arhivi takve kulturne ustanove gdje se uvijek nešto skriva. Uzrok za to možda treba tražiti u dosadašnjoj praksi arhivske službe u nekim državama, gdje su selekcionirano izdavali informacije o pohranjenom arhivskom gradivu.

Rad arhivskih ustanova i posredovanje informacija o arhivskom gradivu mora postati što više otvoreno i dostupno. Da razvoj ide u tom pravcu pokazalo se posljednih dvadeset godina, kad je veliki broj arhiva odlučio transparentno predstaviti svoj rad i bez selekcioniranja prezentirati pohranjeno arhivsko gradivo.

Pogled na mrežne stranice mnogih arhiva nam potvrđuje taj zaključak. Mnogo puta su arhivi ti koji su vrlo zainteresirani za to da upozore na fondove koje čuvaju u svojim spremištima. Istina je da ih ponekad na to obvežu različiti istraživački projekti, a često puta je to zahtjev financijera (ministarstava, mjesnih ili regionalnih uprava i slično).

Naravno da su informacije o fondovima s obzirom na oblik i sadržaj, bez obzira na standarde, jako različite. Korisnici su ti koji žele uvijek što više takvih informacija. Arhivi i arhivske službe nisu uvijek u stanju brzo dati više informacija tako da ponekad dolazi do mučnih situacija.

Informacije o arhivskim fondovima su relativno dobro raspoređene i njihov sadržaj i opseg je nekako propisan standardima. O ISAD (G) i o ostalim ISO standardima mnogo je napisanog. Upozorio bih samo na pregledni članak; Wolf Buchmann, Standards and Archives u: Janus 1999/ 1 str. 39. – 49. Zbog toga bi bilo ovdje i na ovom mjestu neumjesno razpravljati o oblicima i načinima oblikovanja informacija o arhivskom gradivu odnosno pojedinim fondovima.

Bez obzira na to, ostaju neka otvorena pitanja među kojima ću nabrojati samo: nacionalne jezične prepreke, različite mogućnosti i razine računalnog pristopa. Evidentirane su razlike u informacijama o arhivskom gradivu koje se nalazi u pojedinom fondu, izbor dopuna i dodatnih informacija. Tako često postoji mogućnost da korisnik osim informacije o pojedinom fondu dobije i informacije iz popisa tehničnih jedinica, to jest o pojedinim dokumentima ili združenim dokumentima oplemenjenim s nekim temeljnim podacima koje propisuju i arhivski standardi, da spomenem zajednički naziv arhivskog gradiva, vremenski opseg, količinu, te kratki sadržaj združenih dokumenata ili dokumenta, s informacijom o jeziku u dokumentima i o autoru zapisa. Takva prezentacija je vrlo česti oblik pri prijenosu informacija o arhivskom gradivu.

Faza koja slijedi je oblikovanje sličnih podataka o pojedinom dokumentu, što tu i tamo već vidimo u modernoj praksi.

O POJEDINIM INFORMACIJAMA

Sljedeće područje koje želim ovdje predstaviti su podaci o informacijama koje se nalaze u arhivskom gradivu i to usprkos tome da je u arhivskoj teoriji i praksi takva aktivnost tek u početnoj fazi.

Svi znamo kako je teško iz arhivskog gradiva izabrati one informacije koje će zanimati eventualne korisnike. To nas može podsjetiti na ona nastojanja zadnjih pedeset godina kad smo se na području vrednovanja morali odlučiti o tome što je arhivsko gradivo i što će biti za korisnika za toliki i toliki broj godina zanimljivo, odnosno koji stvaratelji arhivskog i dokumentarnog gradiva će biti valorizirani i vrednovani, a drugi ne, te zašto ne.

Početne teškoće povezane su s pitanjima odabira pri kreiranju i dobivanju informacija iz arhivskog gradiva. Mnogo različitih informacija javlja se u određenom spisu, dokumentu, te vrednovanje i izbor tih nije uopće lak posao.

Rješavanje tih problema moguće je danas tražiti u pokušajima digitalizacije i skeniranja pojedinih dokumenata, što je već dalo dobre rezultate, na primjer pri obradi srednjovjekovnih isprava. Njih su u nekim razvijenijim arhivima već digitalizirali, odnosno skenirali i tako ih pripremili za široku uporabu. Isprave je tako moguće prezentirati pomoću računala u prostorima za korištenje arhivskog gradiva ili ih ga davati na uporabu drugim arhivskim ustanovama i različitim istraživačima preko inteneta ili putem kopija na modernih medijima (CD).

Možemo zaključiti da je da je glavni put prijenosa informacija među arhivima i šire zapravo u mogućnostima koje nudi moderna informacijska tehnologija, koja zapravo ne predstavlja prepreku nego više potiče arhiviste k aktivnostima s kojima će omogoćiti što većem broju korisnika pristup k informacijama o arhivskom gradivu i pristup informacijama koje su zapisane u arhivskom gradivu.

Ali, prijenosi informacija među arhivima ne završavaju s gore navedenim područjem jer postoje neke prakse prijenosa informacija među arhivima in šire, koje su jednako tako važne.

KAKVE INFORMACIJE RAZMJENJUJEMO?

Spomenuo bih prijenose informacija među arhivima, koji se odvijaju često puta putem osobnih kontakata, ili putem telefona odnosno elektroničke pošte.

Iako ne postoji neka posebna evidencija ili analiza tih prijenosa informacija među arhivima mi smo ih u okviru tog istraživanja lako evidentirali. Da spomenem samo neke. Npr. služba javne vlasti se uzajamno obavještava i dopunjuje informacije glede mogućnosti rješenja pojedinog zahtjeva građana ili određene državne službe gdje se rješava određen upravni postupak. Ovdje bih naveo u Sloveniji važne aktivnosti vezane za denacionalizaciju i naknadu ratne štete. Najčešće se zahtjevi građana odnose na radni staž, nesreće na radu, beneficirani radni staž, vlasništvo nad nekretninama – stanovima i slično.

U razvoju djelovanja stvaratelja odnosno pojedinih poduzeća ili ustanova je njihovo arhivsko gradivo dolazilo na osnovi teritorijalne nadležnosti u arhivska spremišta sad jednog, sad drugog arhiva. Zbog toga je nužno uspostaviti dobre i dinamične načine razmjene istovrsnih informacija među arhivima na jednoj strani i ustanovama koje vode postupke na drugoj strani.

Prijenos informacija među arhivima i različitim državnim organima je težak zbog različitih teminologija, oblika i opsega traženih i posredovanih informacija o arhivskom gradivu. Možemo evidentirati situacije kad arhivi posreduju podatke državnim organima, naročito Zavodu za zdravstveno osiguranje, Zavodu za invalidsko i mirovinsko osiguranje, raznim sudovima, zemljišnoknjižnim i katastarskim uredima i slično.

PRI KORIŠTENJU

Potrebno je da osim praktične uporabe arhivskog gradiva spomenem i područje povijesnih istraživanja. Istraživač pojedinog područja mora dobiti gore spomenute informacije uz pomoć arhivista jednog arhiva, koji mu može ponuditi podatke o gradivu u drugem arhivu, odnosno uspostaviti takozvani link prijenosa informacija među arhivima. Te informacije su mnogo puta oplemenjene posredovanjem informacija o stučnoj literaturi i objavljenim stručnim tekstovima, koje lokalni arhivisti poznaju bolje nego netko iz udaljenih područja.

Naravno, nastavak prijenosa informacija ove vrste je uključenje u te linkove i drugih ustanova koje čuvaju arhivsko gradivo. To su muzeji, knjižnice i neke galerije, te stvaratelji i imatelji arhivskog gradiva.

Lani smo potrvrdili zaključke o multidisciplinarnosti arhivskog gradiva, ove godine možemo potvrditi činjenicu da informacije o arhivskom gradivu i iz arhivskog gradiva koristi sve veći broj istraživača, koji nisu najbliže povezani s poviješću u općem smislu riječi. To su također ljudi koje jednostavno zanima prošlost određenog područja. Među njima u posljednje vrijeme možemo primijetiti i arhitekte, zaštitare okoliša, geografe, inžinjere tehničkih znanosti, povjesničare umjetnosti, također i pravnike i ekonomiste, sociologe i slično.

Svi oni koriste gore navedena načela prijenosa informacija tako iz arhivskog gradiva i o arhivskom gradivu, koje se nalazi u arhivskim ustanovama gdje istražuju. Pomoću njih omogoćen im je pristup do informacija u susjednim i drugim arhivskim ustanovama.

IZLOŽBE I RAZMJENA INFORMACIJA

Posebno važno poglavlje, koje vidim pri prijenosu informacija među arhivima i šire je zapravo izložbena aktivnost arhiva. Pri izložbama ne radi se samo o obradi pojedinog trenutka, osobe i slično, nego je ovakvu aktivnost potrebno predstaviti i s aspekta prijenosa informacija o arhivskom gradivu i iz arhivskog gradiva. Izložbe su namijenjene najširoj javnosti. I dalje su u načelu locirane u prostoru namijenjenom za izložbe u arhivu koji je izložbu pripremio, kasnije, ako se izložba seli u druge krajeve pri tome dolazi do važnog prijenosa informacija u druge kulturne sredine.

POSEBNA AKTIVNOST MIAZ

Na osnovi zaključka što sve prijenosi informacija među arhivima znače želim ovdje upozoriti na još neke oblike klasičnog prenošenja informacija. Iako taj oblik u stvarnosti gubi na važnosti, potrebno je upozoriti na aktivnost koju provodi naš MIAZ = Međunarodni institut arhivskih znanosti. Knjižnica instituta svake godine dobije oko 30 jedinica stručne literature iz različitih dijelova svijeta, na različitim jezicima i u različitim tehničkim oblicima. Ukupni broj knjiga iznosi oko 2000 jedinica od kojih je približno polovica upisana v katalog COBISS. Dijelimo ih na tri područja.

Prvo područje je arhivska stručna literatura, stručni časopisi i stručne revije, koje su u glavnom sve lokalno arhivistički orijentirane. Analize pojedinih članaka pokazuju visoko znanstvenu i studijsku vrijednost te upućuju na nastojanja za razvojem arhivske teorije i prakse u sredini u kojoj djeluju. To nastojanje je potrebno pohvaliti, ocjenu objavljenih članaka prilagoditi lokalnom značaju političkog, kulturnog, etnografskog, geografskog, gospodarskog i drugog razvoja.

Drugo područje, koje vidim u toj razmjeni informacija je u aktivnosti izdavanja raznih vodiča, inventara, gradiva i slično. Njihova analiza ukazuje na određenu raznolikost pri načinima pružanja informacija, popisivanja, što ne škodi osnovnoj namjeni. Svi vodiči, inventari i gradivo načelno opravdavaju svoju namjenu, svoje postojanje te sredstva, koja su bila uložena za realizaciju i objavu knjige.

Treće područje koje među knjigama Instituta najčešće dobivamo su jedinice koje možemo definirati kao prezentacije arhivskog gradiva. Radi se o katalozima izložbi ili o objavi cjelovite zbirke npr. poznatog fotografa, arhitekta itd.

Pri tome što sam gore spomenuo i što mogu evidentirati u knjižnici Međunarodnog instituta arhivskih znanosti mogu navesti neke posebnosti kad je osim zanimljivih korica, često jedinica poslana bez popratnog dopisa, a iz nje same je ponekad doista teško izlučiti informacije o tome tko je jedinicu izdao, odakle je bila poslana, tko je autor, gdje je bila napravljena i slično.

Zato što za neke publikacije nije moguće otkriti naslov izdavača, za njih se ne možemo ni zahvaliti.

Takvi primjeri uzrokuju određene poteškoće. Pri obradi podataka su nam oni vrlo potrebni ako želimo tu literaturu, objavljeno arhivsko gradivo ili informacije o arhivskom gradivu pravilno obraditi, vrednovati i učiniti ih dostupnima za korisnike. Koliko je važno da se takvo gradivo pravilno opiše i unese u računalnie baze podataka pokazuju neki primeri korištenja prikupljenoga gradiva u knjižnici Međunarodnog instituta arhivskih znanosti kad je došlo do uspješnog posredovanja u međuknjižničnoj razmjeni.

ZAKLJUČCI

Na kraju bih u vezi s prijenosom informacija među arhivima i šire dodao neke svoje misli.

1. Ovom području bi ubuduće trebalo posvetiti više pozornosti. Pri tome se rado sjećam prvog pokušaja prijenosa informacija pomoću računala, kojeg sam prije mnogo godina zajedno s dr. Novakom izveo imeđu Gradskog arhiva u Beču i Pokrajinskog arhiva u Mariboru. Ne toliko zaradi uspjeha kojeg smo pri tome postigli, već zbog prvih koraka na tom području i ideje te našeg uvjerenja da je prijenos informacija među arhivima i šire neophodan.

2. Susreti pograničnih arhiva koji su prije nekoliko godina dobro zaživjeli upravo zbog osiguranja prijenosa informacija među arhivima u ovom prostoru su dali rezultate. Neke zaključke smo objavili u posebnim publikacijama. To bi trebalo nastaviti.

3. Namjena prijenosa informacija među arhivima, arhivskim službama i šire je da najširim krugovima osigura široku dostupnost podataka o arhivskom gradivu i iz arhivskog gradiva.

4. Po mojem mišljenju, postoji naša permanentna dužnost tražiti nove oblike prijenosa informacija među arhivima i šire, naročito u one sredine, koje su možda malo odmaknute od istraživanja povijesti.

5. Moramo biti spremni osigurati informacije za nova i praktična istraživanja koja provode korisnici, u koja spadaju i ona pri kojima sam sam u posljednje vrijeme sudjelovao, naročito heraldika, sfragistika, veksilologija i slične znanosti. Ta istraživanja se snažno razvijajo u europskim i izvaneuropskim državama, te zahtijevaju kvalitetne prijenose informacija među arhivima i šire.

6. Gore navedenome potrebno je dodati rodoslovna istraživanja, koja su postala modni trend te okupljaju angažirane istraživače, koji si već sami pripremaju cijeli niz pomagala za izradu rodoslovnih stabala, informacija o matičnim knjigama, pomagalima te literaturi. Potrebno je da su o tome obaviješteni i arhivi.

7. Uspostaviti protok i dotok informacija do nearhivskih ustanova, raznih kolekcionara ili različitih udruga, koje raspolažu s podacima o gradivu, koje sami stvaraju ili prikupljaju i to zato što u zadovoljavajućoj mjeri skoro nikadi ne dođu do profesionalnih arhiva.

U prijenosu informacija među arhivima i šire postoji još cijeli niz problema, koje će, u to sam uvjeren, u većoj ili manjoj mjeri razmatrati i kolege i članovi Instituta na godišnjoj konferenciji.

NOVOSTI I ZAKON

Na koncu bih vizionarski predvidio razvoj prijenosa informacija među arhivima i šire, koji će teći putem što boljeg korištenja mogućnosti koje nude nove informacijske tehnologije. O tome što može doprinijeti razvoj informacijskih tehnologija u takvom regionalnom arhivu kao što je bilo, recimo, u mariborskom slučaju, s kvalitetnim člankom predstavlja nam naš poštovani kolega dr. Miroslav Novak, koji je u svojem prilogu o povijesnom razvoju informatizacije Pokrajinskega arhiva Maribor (Zbornik pri 70 godišnjici arhiva - 2003 ) naveo nekoliko takvih ishodišta koje nam usađuju optimizam kad govorimo o transparentnosti informacija koje čuvaju arhivi.

Nastojanja u Sloveniji vide se i u promjeni arhivskog zakonodavstva. Za to, po meni, nema potrebe, jer nema toliko novih elemenata. Uvođenje informacijske tehnologije i na osnovi nje kreiranog dokumentarnog i arhivskog gradiva na novim medijima nije potrebno definirati u zakonu. Takve stvari se u uređenim državama reguliraju službenim uredbama u kojima se precizno određuju odnosi među dokumentarnim gradivom bez obzira na to da li je ono klasično ili na modernim medijima. Odredbama se precizno odredi kako vrednovati i odrediti arhivsko gradivo koje najviše zanima profesionalne arhivske ustanove. Neka se trajno odredi organizacija arhiva da se ne bi iz godine u godinu mijenjala organizacijska struktura arhiva, odnosno pripadnost ovom ili onom ministarstvu, ovoj ili onoj službi. Te tendencije pomicanja arhivskih ustanova unutar lokalne uprave ili državnih ureda uzrokuje teškoće pri afirmaciji arhivskih ustanova što je tema drugog dijela naše konferencije.

Sam pa vidim neke zajedničke elemente pri razmatranju pitanja u vezi s prijenosom informacija i dugoročnog sastavljanja projekata organizacijske strukture pojedinih arhiva.

U svakoj promjeni težimo boljim i kvalitetnijim rezultatima, ali je potrebno analizirati da li je uložen trud u te pomake opravdan s obzirom na rezultate.

Temeljni uvjet prijenosa informacija je dugoročna nepromjenjiva struktura projekta. Svaka promjena znači gubitak određenih informacija koje su već bile pripremljene, sam transfer tih informacija zahtijeva dosta vremena i novca. Mnogo puta nema ni kompatibilnosti među starijim ili prije obrađenim informacijama i načinima zapisa te njihovih prijenosa s novim tendencijama.

Arhivske službe bi s novim informacijskim pristupima omogućile prijenose informacija među arhivima i šire, ali moraju ustrajati na tome da obavljeni posao ne gubi na vrijednosti.

Ako struka bude međusobno kompatibilna, bit će i prijenosi informacija među arhivima kompatibilni. Ta riječ se često koristi, ali je pitanje da li se iza te kompatibilnoste ne skriva dosta puta riječ nedorečenost ili nedosljednost. U trenutku korištenja i prijenosa informacija, naročito ako je on uspješan, možemo govoriti i o kvalitetnoj izvedbi informacijskih sustava koji takve prenose omogućuju.

Stanje nedostupnosti ili uviđanje da prijenos nije moguć ukazuju na probleme koji mogu biti stručne ili tehničke prirode. Stručne probleme prijenosa informacija dužni su riješiti profesionalni arhivski stručnjaci. Tehnička pitanja rješavaju ljudi s odgovarajućim obrazovanjem. U uzajamnoj suradnji vidim rješenja slična onima o kojima sam pred nekoliko godina raspravljao kad sam govorio o suradnji među arhitektima i arhivistima. Tako danas tvrdim da je za ugodne i uspješne prijenose informacija među arhivima i šire potrebna kvalitetna suradnja arhivista i informatičara, čime ujedno završavam moje razmišljanja u vezi s tom temom.