OBSEG INFORMACIJ, KI JIH KREIRAMO V ARHIVIH IN ŠIRŠE

Razmišljanje O OBSEGU IN KREIRANJU INFORMACIJ V ARHIVIH IN ŠIRŠE lahko pričnemo z vprašanji kakšne in koliko so vredne informacije, ki jih posredujemo arhivi. Delimo ji namreč lahko na

A) informacije, ki jih kreiramo mi in smo zanje odgovorni

B) informacije, ki so v arhivskem gradivu in nanje nimamo ali vsaj nebi smeli imeti vpliva

ad A:

Odgovornost vsakega arhivista posebej pa tistega, ki je v stalnem stiku z javnostjo, uporabniki ( najširšem smislu besede ) in arhivskimi kolegi ( kar je ali vsaj morala bi biti odgovorna naloga ) da posreduje kvalitetne in preverjene informacije. Na kreiranje teh informacij imamo največji vpliv in odgovornost. Kreiramo jih na osnovi dveh nivojev:

I/ Obsega znanja in razpolaganju z informacijami o arhivskem gradivu = arhivskih fondih ( pri tem so nam v pomoč obstoječi popisi in vodniki po fondih in zbirkah v mnogih primerih že s pomočjo računalnikov ) oziroma o informacijah o arhivskem gradivu, ki je pogosto zajeto. v posameznih inventarjih ( seznamih ).

ARHIVIST PODAJA INFORMACIJE NA OSNOVI KATERIH UPORABNIK LAHKO PRIČNE S SVOJIMI RAZISKAVAMI ZATO MORA IMETI OBŠIRNA ZNANJA ZA USMERJANJE UPORABNIKOV

II/ Pridobivanju dodatnih informacij ( od stanovskih kolegov v ustanovi ali izven nje ) na osnovi katerih bomo omogočili uporabnikom pot do pričakovanega cilja.

ARHIVIST PRIDOBIVA INFORMACIJE V SUBSIDIARNEM ODNOSU V SVOJI SREDINI ALI ŠIRŠE ( DANES TI MENI JUTRI JAZ TEBI )

O PROBLEMU LEŽERNOSTI TUKAJ NE BOM GOVORIL !!!!

ad. B:

Arhivsko gradivo in informacije, ki se nahajajo v arhivskem gradivu in so dostopne po členih zakonov in podzakonskih aktov in jih je potrebno upoštevati čeprav vedno tista določila niso razumljiva, arhivisti na to nimamo vpliva ( fondi in arhivsko gradivo pa bi naj bili opremljeni z OPOMBAMI )

OBSEG PRENOSOV INFORMACIJ

Po mojem potekajo prenosi informacij med arhivi in širše v veliko večjem obsegu kot pa se tega zavedamo mi v arhivih.

Prenosi informacij med posameznimi arhivi ( skupnem prostoru – poskus Arhivske pentagonale) se lahko nanašajo na vrsto informacije in sicer ,

- o arhivskem gradivu na terenu,

- o prevzemanju arhivskega gradiva,

- o urejanju arhivskega gradiva,

- o dostopih do arhivskega gradiva,

- o arhivskem gradivu v drugih arhivih,

- o restavraciji in konzerviranju arhivskega gradiva,

- o razstavljanju arhivskega gradiva,

- o vrednotenju in uničevanju gradiva,

- o izmenjavi in prodaji,

- o selitvah,

- o lastništvu arhivskega gradiva in podobno.

Nekatera od zgoraj naštetih področij so bila v preteklosti obravnavana na mnogih mednarodnih pa tudi nacionalnih kongresih in to večkrat z različnih vidikov vendar nisem zasledil, da so navedeno problematiko obravnavali kot procese prenosa informacij med arhivi in širše.

Najbolj smo v arhivih seznanjeni s prenosi informacij, ki potekajo med arhivi ob izvajanju zagotavljanja dostopov in uporabe arhivskega gradiva. To je pogojeno z željami in pobudami uporabnikov na eni strani in z možnostmi ter pravnimi podlagami profesionalnih arhivov na drugi strani.

STALIŠČA ZNOTRAJ POSAMEZNEGA ARHIVA

Ugotovimo lahko, da gre pri raziskavi prenosov informacij med arhivi in širše za dve temeljni vprašanji oziroma za dve temeljni funkciji prenosa informacij. Prva je funkcija prenosa informacij o arhivskem gradivu druga pa je funkcija prenosa informacij, ki se nahajajo v arhivskem gradivu. or tudi tisti, ki so in še uvajajo nove informacijske tehnologije v arhivsko delo.

Prenosi informacij o arhivskem gradivu ima novo le terminologijo. Včasih so ti prenosi potekali z izdajanjem vodnikov po arhivskih fondih in zbirkah ali izdajanjem raznih inventarjev ( analitičnih in sumarnih ) ter popisov arhivskega gradiva. Danes bi naj potekali prenosi informacij med arhivi v zvezi z arhivskim gradivom na osnovi standardov transparentno ter bi naj pripomogli k afirmaciji arhivskega dela. Te informacije bi naj predstavljale osebno izkaznico vsakega arhiva.

V današnji odprti družbi je potrebno zamenjati še vedno prepogostega mišljenja, da so arhivi take kulturne ustanove, kjer se vedno nekaj skriva. Vzrok za to je morda iskati v dosedanji praksi arhivskih služb v nekaterih državah, kjer so selekcionirano izdajali informacije o ohranjenem arhivskem gradivu.

Delovanja arhivskih ustanov in posredovanje informacij o arhivskem gradivu mora postati čimbolj odprto in dostopno. Da gre razvoj v to smer so pokazala tovrstna prizadevanja zadnjih dvajsetih let, ko se je veliko število arhivov odločilo da bodo delovanje svojih arhivov transparentno predstavili in brez selekcioniranja prezentirali arhivsko gradivo, ki ga hranijo.

Vpogled v spletne strani mnogih arhivov nam potrdi to ugotovitev. Mnogokrat so arhivi tisti, ki so zelo zainteresirani za to, da opozorijo na fonde, ki jih hranijo v svojih arhivskih skladiščih. Res je, da jih včasih k temu zavežejo različni raziskovalni projekti nemalo kdaj pa je to zahteva financerjev ( ministrstev, mestnih ali regionalnih uprav in podobnih).

Seveda so informacije o fondih glede na obliko in vsebino ne oziraje se na standarde, sila različne. Uporabniki pa so tisti, ki si sicer želijo vedno več takih informacij. Arhivi in arhivske službe pa vedno niso v stanju na hitro dati več informacij tako, da prihaja včasih do mučnih situacij.

Informacije o arhivskih fondih so relativno dobro opredeljene in njihova vsebina obseg je nekako predpisana v standardih. O ISAD (G) in ostalih ISO standardih je bilo mnogo napisanega. Opozoril bi le na pregledni članek; Wolf Buchmann, Standards and Archives v Janus 1999/ 1 stran 39 – 49. Zaradi tega bi bilo tukaj in na tem mestu neumestno razpravljati o oblikah in načinih oblikovanih informacij o arhivskem gradivu oziroma posameznih fondih.

Ne oziraje se na to ostajajo nekatera odprta vprašanja med katerimi naj naštejem samo; nacionalne jezikovne pregrade, različne možnosti in nivoji računalniških pristopov, evidentirane so različnosti v informacijah o arhivskem gradivu, ki se nahaja v posameznem fondu, izbor dopolnil in dodatnih informacij. Tako pogosto obstoja možnost, da si uporabnik zraven informacije o posameznem fondu pridobi tudi informacije iz popisa tehničnih enot to je o posameznih dokumentih ali združenih dokumentih oplemenitenih z nekaterimi temeljnimi podatki, ki jih predpisujejo tudi arhivski standardi.

Naj omenim skupen naziv arhivskega gradiva, časovni obseg, količino ter kratko vsebino združenega dokumenta ali dokumenta s informacijo jeziku v dokumentov in avtorju zapisa. Taka prezentacija je kar pogosta oblika pri prenosu informacij o arhivskem gradivu.

Faza, ki sledi je oblikovanje podobnih podatkov o posameznem dokumentu, kar tu in tam že zasledimo v moderni praksi.

O POSAMEZNIH INFORMACIJAH

Naslednjo področje, ki ga želim tukaj predstaviti so podatki o informacijah, ki se nahajajo v arhivskem gradivu in to kljub temu, da je v arhivski teoriji in praksi taka aktivnost šele z začetni fazi prizadevanja.

Vsi vemo kako težko je iz arhivskega gradiva izbirati tiste informacije, ki bodo zanimale eventualne uporabnike. To opravilo pa nas lahko spomini na tista prizadevanja v zadnjih petdesetih letih ko smo se na področju vrednotenja morali odločati o tem kaj je arhivsko gradivo in kaj bo za uporabnika čez toliko in toliko število let zanimivo oziroma kateri ustvarjalci arhivskega in dokumentarnega gradiva bodo valorizirani in ovrednoteni in drugi ne ter zakaj ne.

Začetne težave so povezane s vprašanji selekcije pri kreiranju in pridobivanju informacij iz arhivskega gradiva. Veliko različnih informacij se pojavlja v določenem spisu, dokumentu in vrednotenje ter izbor teh ni zmeraj lahko delo.

Reševanje teh problemov je možno danes zastaviti v poskusih digitalizacije in skeniranja posameznih dokumentov, kar je dalo že dobre rezultate na primer pri obdelavi srednjeveških listinah. Te so v nekaterih razvitejših arhivih že digitalizirali se pravi so jih skenirali in jih tako naredili za široko uporabo. Listinsko gradivo je tako možno prezentirati s pomočjo računalnikov v prostorih za uporabo arhivskega gradiva ali pa ga dajati na uporabo drugim arhivskim ustanovam in različnim raziskovalcem preko interneta ali preko kopij na modernih medijih ( CD ).

Ugotovimo lahko, da je glavni vidik prenosa informacij med arhivi in širše pravzaprav v možnostih, ki jih nudi moderna informacijska tehnologija, ki pravzaprav ne predstavlja ovire ampak bolj vzpodbuja arhiviste k aktivnostim s katerimi bodo omogočili čim več uporabnikom dostop do informacij o arhivskem gradivu in dostop do informacij, ki so zapisane v arhivskem gradivu.

Vendar se prenosi informacij med arhivi ne končajo pri zgoraj navedenih področjih ker obstajajo še nekatere prakse prenosa informacij med arhivi in širše, ki so prav tako pomembne.

KAKŠNE INFORMACIJE IZMENJUJEMO

Naj navedem takoj prenose informacij med arhivi, ki potekajo dostikrat kar preko osebnih stikov ali pa po telefonu oziroma elektronski pošti.

Ne obstaja sicer neka posebna evidenca ali analiza teh prenosov informacij med arhivi smo pa jih v okviru te raziskave lahko evidentirali. Naj omenim samo nekatere. Npr. služba po javnem pooblastilu si medsebojno obvešča in dopolnjuje informacije glede možnosti rešitve posameznega zahtevka občana ali določene državne službe kjer se rešuje določen upravni postopek. Naj tukaj navedem v Sloveniji pomembne aktivnosti v zvezi z denacionalizacijo in povrnitvijo vojne škode. Največkrat pa se zahtevki občanov nanašajo na delovno dobo, nesreče pri delu, beneficirano delovno dobo, lastništvo nepremičnin – stanovanj in podobno.

V razvoju delovanja ustvarjalcev torej posameznih podjetij ali ustanov je arhivsko gradivo teh prihajalo na osnovi ozemeljske pristojnosti v arhivska skladišča zdaj enega in potem spet drugega arhiva. Zaradi tega je nujno vzpostaviti dobre in tekoče načine izmenjav tovrstnih informacij med arhivi na eni strani in uradnimi ustanovami, ki vodijo postopke na drugi strani.

Prenos informacij med arhivi in različnimi državnimi organi je težek zaradi različnih terminologij, oblik in obsegov iskanih in posredovanje informacij o arhivskem gradivu. Evidentiramo lahko situacije ko arhivi tekoče posredujejo podatke državnim organom in sicer predvsem Zavodu za zdravstveno varstvo, Zavodu za invalidsko in pokojninsko zavarovanje, raznim sodiščem, uradom zemljiške knjige in katastrom in podobno.

PRI UPORABI

Prav je, da zraven praktične uporabe arhivskega gradiva omenim tudi področje zgodovinskih raziskav. Raziskovalec posameznega kraja si mora pridobiti zgoraj omenjene informacij s pomočjo arhivista enega arhiva, ki mu lahko ponudi podatke o gradivu v drugem arhivu oziroma vzpostavi tako imenovani link prenosa informacij med arhivi. Te informacije so mnogokrat oplemenitene s posredovanjem informacij o strokovni literaturi in objavljenih strokovnih tekstov, ki jih pač lokalni arhivisti poznajo bolje kot pa nekdo iz oddaljenih krajev.

Naravno nadaljevanje prenosa tovrstnih informacij je vključitev v te linke tudi tiste ustanove, ki pri sebi hranijo arhivsko gradivo. To so muzeji, knjižnice in nekatere galerije ter podobni ustvarjalci ali imetniki arhivskega gradiva.

Lani smo potrjevali ugotovitve o multidisciplinarnosti arhivskega gradiva letos pa lahko potrdimo dejstvo, da informacije o arhivskem gradivu in iz arhivskega gradiva uporablja zmeraj večje število raziskovalcev, ki niso najtesneje povezani z zgodovino v splošnem pomenu besede. To so tudi ljudje, ki jih preprosto zanima preteklost določenega področja. Med temi je v zadnjem času zaslediti tudi arhitekte, varuhe okolja, geografe, inženirje tehničnih ved, umetnostne zgodovinarje v zadnjem času pa tudi pravnike in ekonomiste, sociologe in podobno.

Vsi ti uporabljajo zgoraj navedene principe prenosa informacij tako iz arhivskega gradiva in o arhivskem gradivu, ki se nahaja v arhivskih ustanovah kjer raziskujejo. S pomočjo teh pa jim je omogočen dostop do informacij v sosednjih in drugih arhivskih ustanovah.

RAZSTAVE IN IZMENJAVA INFORMACIJ

Posebno pomembno poglavje, ki ga vidim pri prenosu informacij med arhivi in predvsem širše je pravzaprav razstavna dejavnost arhivov. Pri razstavah namreč ne gre zmeraj samo za obravnavo posameznega trenutka, osebe in podobno ampak je tovrstno dejavnost potrebno predstaviti tudi iz vidika prenosa informacij o arhivskem gradivu in iz arhivskega gradiva. Razstave so namenjene najširši javnosti. Najprej so načeloma locirane v prostoru namenjenem za razstave v arhivu, ki je razstavo pripravil kasneje pa če se razstava seli v druge kraje gre pri tem za pomemben prenos informacij v druge kulturne sredine.

POSEBNA AKTIVNOST MIAZ

Na osnovi ugotovitev kaj vse prenosi informacij med arhivi pomenijo želim tudi na tem mestu opozoriti še na nekatere oblike klasičnega prenašanja informacij. Čeprav ta oblika dejansko izgublja na pomenu je prav, da opozorim na dejavnost, ki jo izvaja naš MIAZ = Mednarodni inštitut arhivskih znanosti. Knjižnica inštituta vsako leto pridobi okoli 30 enot strokovne literature iz različnih delov sveta, v različnih jezikih in različnimi tehničnimi oblikami. Skupno število knjig znaša okoli 2000 enot od katerih jih je približno polovica vpisana v katalog COBISS. Delimo jih na tri področja.

Prvo področje so vsekakor arhivska strokovna literatura, strokovni časopisi in strokovne revije, ki so v glavnem vse lokalno arhivistično naravnane. Analize posameznih člankov pa pokažejo visoko znanstveno in študijsko vrednost ter kažejo na prizadevanja po razvoju arhivske teoriji in prakse v sredini kjer delujejo. To prizadevanje je potrebno pohvaliti oceno objavljenih člankov pa prilagoditi lokalnim značilnostim političnega, kulturnega, etnografskega, geografskega, gospodarskega in drugega razvoja.

Drugo področje, ki ga vidim v tej izmenjavi informacij je v aktivnosti izdajanja raznih vodnikov, inventarjev, gradiv in podobno. Analiza teh pa pokaže določeno raznolikost pri načinih podajanja informacij, popisovanju kar pa ne škodi osnovnemu namenu. Vsi vodniki, inventarji in gradiva načeloma opravičijo svojo namembnost, svoj obstoj ter sredstva, ki so bila vložena za realizacijo in izdajo knjige.

Tretje področje, ki ga med knjigami inštituta največkrat dobivamo pa so enote, ki jih lahko opredelimo kot prezentacije arhivskega gradiva. Gre za kataloge razstav ali pa za objave celotne zbirke npr. znanega fotografa, arhitekta ipd.

Pri tem poslovanju, ki sem ga zgoraj omenim in ga tekoče evidentiram v knjižnici Mednarodnem inštitutu arhivskih znanosti pa lahko navedem neke vrste posebnosti kajti zraven zanimivih ovitkov je pogosto enota poslana brez spremnega dopisa iz nje same pa je včasih prav težko izluščiti informacije o tem kdo je enoto izdal, od kod je bila poslana, kdo je avtor, kje je bila narejena in podobno.

Zaradi tega ker za nekatere publikacije ni možno odkriti naslova izdajatelja se za take niti zahvaliti ne moremo.

Taki primeri povzročajo določene težave. Pri obdelovanju podatkov so nam ti zelo potrebni če želimo to literaturo, objavljeno arhivsko gradivo ali informacije o arhivskem gradivu pravilno obdelati, ovrednotit in jih narediti dostopne za uporabnike. Kako pomembno je, da se tako gradivo pravilno opiše in vnese v računalniške baze podatkov kažejo nekateri primeri uporabe zbranega gradiva v knjižnici Mednarodnem inštitutu arhivskih znanosti ko je prišlo do uspešnih posredovanj v med knjižnični izmenjavi.

SKLEPI IN ZAKLJUČKI

Naj na koncu v zvezi z prenosom informacij med arhivi in širše dodam nekaj svojih misli.

1. Temu področju bi kazalo v bodoče posvetiti več pozornosti. Pri tem se rad spominjam prvega poskusa prenosa informacij s pomočjo računalnika, ki sva ga pred mnogimi leti skupaj z dr. Novakom izvedla med Mestnim arhivom Dunaja in pa Pokrajinskim arhivom v Mariboru. Ne toliko zaradi uspeha, ki sva ga pri tem dosegla ampak zaradi prvih korakov na tem področju in ideje ter najinega prepričanja, da so prenosi informacij med arhivi in širše nujni.

2. Srečanja obmejnih arhivov, ki so pred leti dobro zaživela prav zaradi zagotavljanja prenosa informacij med arhivi v tem prostoru in so dala rezultate. Nekatere ugotovitev smo objavili tudi v posebnih publikacijah. To bi kazalo nadaljevati.

3. Namen prenosa informacij med arhivi, arhivskimi službami in širše je zagotovi širok dostop do podatkov o arhivskem gradivu in iz arhivskega gradiva najširšim krogom.

4. Po mojem ostaja naša permanentna iskati nove oblike prenosa informacij med arhivi in širše, posebej v tiste sredine, ki so morda malo odmaknjene od prizadevanj in raziskovanj zgodovine.

5. Pripravljeni moramo biti zagotoviti informacije za nove in praktične raziskave, ki jih izvajajo uporabniki med katere sodijo tudi tiste pri katerih sem sam v zadnjem času sodeloval in sicer heraldika, sfragistika, veksilologija in podobne vede. Te raziskave se močno razvijajo v državah Evrope in izven nje ter zahtevajo kvalitetne prenose informacij med arhivi in širše.

6. Zgoraj naštetim je potrebno dodati rodoslovne raziskave, ki so postale modna muha ter že združujejo angažirane raziskovalce, ki si že sami pripravljajo celo vrsto pripomočkov za izdelavo rodoslovnih dreves, informacij o matičnih knjigah, pripomočkih ter literaturi. Prav je da so o tem obveščeni tudi arhivi.

7. Vzpostaviti pretok in dotok informacij do ne arhivskih ustanov, raznih zbiralcev ali različnih združenj, ki razpolagajo s podatki o gradivu, ki ga sami ustvarjajo ali zbirajo in to zaradi tega ker ti v zadostni meri skoraj nikoli ne pridejo do profesionalnih arhivov.

V prenosu informacij med arhivi in širše obstaja še cela vrsta problemov, ki jih bodo, v to sem prepričan, v večji ali manjši meri obdelali tudi kolegi in člani inštituta na letošnji konferenci.

NOVOSTI IN ZAKON

Na koncu naj vizionarsko napovem razvoj prenosa informacij med arhivi in širše, ki naj poteka v čim boljši izrabi možnosti ki jih nudijo nove informacijske tehnologije. O tem kaj lahko prinese razvoj informacijskih tehnologij v takšnem regionalnem arhivu kot je bil recimo v mariborskem primeru nam z kvalitetnim člankom predstavi naš spoštovani kolega dr. Miroslav Novak, ki je v svojem prispevku o zgodovinskem razvoju informatizacije Pokrajinskega arhiva Maribor ( Zbornik ob 70 letnici arhiva - 2003 ) navedel nekaj takih izhodišč, ki nas navajajo z optimizmom, ko govorimo o transparentnosti informacij, ki jih hranijo arhivi.

Prizadevanja v Slovenije pa se kažejo tudi v spreminjanju arhivske zakonodaje. Za to po mojem ni potrebe, ker ni toliko novih elementov. Zaradi uvajanja informacijske tehnologije in na osnovi nje kreiranega dokumentarnega in arhivskega gradiva na novimi mediji pač ni potrebno opredeljevati v zakonu. Takšne stvari se v urejenih državah delajo z uradnimi uredbami v katerih se precizno določijo odnosi med dokumentarnim gradivom ne oziraje se na to ali je to klasično ali na modernih medijih. Z odredbami se precizno določi kako vrednotiti in določiti arhivsko gradivo, ki najbolj zanima profesionalne arhivske ustanove. Trajno se naj določi organizacija arhivov in se naj nebi iz leta v leto spreminjala organizacijska struktura arhivov oziroma pripadnost temu ali onemu ministrstvu, tej ali oni službi. Te tendence premikanja arhivskih ustanov znotraj lokalnih uprav ali državnih uradov povzroča težave pri afirmaciji arhivskih ustanov kar je sicer tema drugega dela naše konference.

Sam pa vidim nekake skupne elemente pri obravnavanju vprašanj v zvezi s prenosi informacij in dolgoročnega zastavljanja projektov organizacijske strukture posameznih arhivov.

V vsaki spremembi sicer težimo k boljšim in kvalitetnejšim rezultatom, vendar je potrebno analizirati ali je vložen trud v te premike upravičen glede na rezultate.

Temeljni pogoj prenosa informacij je dolgoročna ne spreminjajoča se struktura projekta. Vsaka sprememba pomeni izgubo določenih informacij, ki so bile že pripravljene sam transfer teh informacij pa zahteva dosti časa in denarja. Mnogokrat pa tudi ni več kompatibilnosti med starejše ali prej obdelanimi informacijami in načini zapisov ter prenosi teh z novimi tendencami.

Arhivske službe naj z novimi informacijskimi pristopi rešijo prenose informacij med arhivi in širše vendar morajo vztrajati na tem, da se opravljeno delo naj ne razvrednoti

Če bo stroka medsebojno kompatibilna bodo tudi prenosi informacij med arhivi kompatibilni. Beseda se kar pogosto uporablja vendar je vprašanja če se za to kompatibilnostjo ne skriva dostikrat beseda nedorečenost ali nedoslednost. V trenutku uporabe in prenosa informacij, posebej če je ta uspešen lahko šele govorimo o kvalitetnem izvajanju informacijskih sistemov ki take prenose omogočajo.

Stanje nedostopnosti ali ugotovitev da prenos ni mogoč kažejo na probleme, ki so lahko strokovne ali tehnične narave. Strokovne probleme prenosov informacij so dolžni rešiti profesionalni arhivski strokovnjaki. Tehnična vprašanja so vprašanja, ki jih naj rešujejo ljudje s primerno izobrazbo. V sodelovanju obeh vidim rešitve podobne onim o katerih sem pred leti razpravljal ko sem govoril o sodelovanju med arhitekti in arhivisti. Tako danes ugotavljam, da je za ugodne in uspešne prenose informacij med arhivi in širše potrebno kvalitetno sodelovanje arhivistov in informatikov s čemer tudi končujem moje razmišljanja v zvezi s to temo.