home

1. ZAD - dan

 P. P. Klasinc:

- Opseg informacija koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti i šire

M. Novak:

- Razmišljanje o suvremenoj informatici u arhivima - Između Scile i Haribde informacijskih potreba i suvremenog zakonodavstva s arhivističko-informacijskog područja

 J. Petrak i J. Stojanovski:

- Projekt "Sustav znanstvenih informacija RH" (SZI)

 Ž. Baršić-Schneider:

- Korisnik: mjera dileme  "perfekcionizam vs. realitet"

 Ž. Heđbeli:

- Prijenos informacija izmedju arhiva i pismohrana: komunikacija ili monolog "velikog brata"?

  S. Babić:

- Evidencije Odsjeka za nadzor nad pismohranama i Zakon o pravu na pristup informacijama

 J. Špacir:

- Pismohrana Gradskog ureda za opću upravu nakon Zakona o pravu na pristup informacijama

Valentina Petaroš:

- Il mutismo dei documenti

M. Paver:

- Rodoslovac - amater na vratima arhiva

Dajemo li pravu informaciju?

Živana Heđbeli
Zagrebačko arhivističko društvo

Prijenos informacija izmedju arhiva i pismohrana:  komunikacija ili monolog "velikog brata"?

U Republici Hrvatskoj Ustav je najviši pravno-politički zakon i dokument. Odredbe Ustava razrađuju se zakonima. Zakonima se unaprijed na neodređeni način reguliraju odnosi odnosno predviđaju moguće situacije. Odredbe zakona detaljnije se određuju provedbenim propisima, koji moraju biti u skladu sa zakonom. Svi građani i drugi pravni subjekti trebaju postupati u skladu s pravnim propisima. Propisi određuju odnos odnosno komunikaciju između pravnih i fizičkih osoba. Načelo zakonitosti izražava ideju pravne ograničenosti i odgovornosti svih državnih tijela i predstavlja branu njihovoj samovolji. Uprava može činiti samo ono na što je zakon odnosno pravna norma ovlašćuje.

Poslovi i obveze pismohrana prvenstveno su određeni propisima koji uređuju uredsko poslovanje. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima određuje nekih šesnaest obveza stvaratelja i imatelja javnoga arhivskoga i registraturnoga gradiva, te jedno pravo - pravo da svoje gradivo (a koje je pohranjeno u arhivu) mogu koristiti bez ograničenja. Zakon u isto vrijeme određuje nekoliko neposrednih i dvije posredne obveze arhiva u odnosu na pismohrane odnosno stvaratelje i imatelje javnoga gradiva.

Na rad pismohrana utječe njihov nizak položaj na hijerarhijskom ljestvici unutar organizacije kao i nerijetka negativna selekcija službenika. Također se, posebice u tijelima koja, zbog prirode svog posla, rijetko koriste spise i predmete pohranjene u pismohrani, poslovima slaganja i čuvanja spisa i predmeta ne posvećuje dovoljna pažnja.

Dio nadležnih državnih arhiva, zbog nedostatka spremišnog prostora, ne može izvršiti svoju obvezu preuzimanja gradiva koje je dospjelo za predaju. Uz nedostatak prostora za preuzimanje “zrelog” gradiva problem arhiva su djelatnici. Djelatnika nema dovoljno, a fluktuacija radne snage je znatna. Dio djelatnika arhivistiku nije izabrao kao životni poziv već im je to bila jedina mogućnost zapošljavanja, dio djelatnika posao doživljava kao sigurnu sinekuru u kojoj su im prava i pogodnosti zajamčeni bez obzira na kvalitetu i kvantitetu rada. Norme rada ne postoje ili se ne primjenjuju.

Arhivi obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva i određuje mjere njegove zaštite (Vanjska služba). Nadzor je uspoređivanje ustanovljenog stanja stvari s očekivanim odnosno propisanim ili normativno zahtijevanim stanjem. No nadzor istodobno znači i presudni utjecaj na neku pojavu ili proces, odnosno mogućnost njihova djelotvornog usmjeravanja. Rad vanjske službe arhiva (obavljanje nadzora) nije standardiziran i reguliran posebnim propisom. Postojeći propisi su terminološki i konceptualno neusklađeni što dovodi do različitih tumačenja i usporava rad pismohrana i arhiva. Također, Opći popis gradiva s rokovima čuvanja nije donesen, iako je to trebalo biti urađeno do 3. kolovoza 2003. godine.

Uz Hrvatski državni arhiv, središnju i matičnu arhivsku ustanovu u RH, svoje web stranice ima pet područnih državnih arhiva, te dvije arhivske udruge. Informacije koje se nude su dosta šture, a na web stranicama nema nikakvih praktičnih uputa pismohranama (usporedbe radi, kakve bi takve upute mogle biti može poslužiti novi priručnik za gradivo NGO-a Međunarodnog arhivskog vijeća), ili npr. preporuka za dobavljače arhivskih kutija ili programa za pohranu elektroničkih zapisa. Na Web stranicama nema popisa stvaratelja i imatelja javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva na području djelovanja određenog arhiva. Jedino se na stranici DA Rijeka može naći popis gradiva na terenu.

Informacije o radu Hrvatskog arhivskog vijeća može se naći na web stranici HDA, ali su info. neažurne – dani su podaci o sjednicama od prosinca 2000. do srpnja 2002., a nema nikakvih podataka o sjednicama nakon toga, mada se sjednice redovito održavaju. Web stranica Ministarstva kulture također ne daje zapisnike sjednica Vijeća, niti prijedloge budućih propisa i pravilnika.

Na web stranicama arhiva nema ni jedne stvari propisane Zakonom o pravu na pristup informacijama: kataloga informacija, odluka i mjera, informacija o radu, uključujući podatke o aktivnostima, organizaciji, troškovima rada i izvorima financiranja, informacija o natječaju i natječajnoj dokumentaciji za javne nabave…

Arhivi čini se, nisu svjesni činjenice kako se građani za gradivo nastalo nakon 1945. g. vrlo često obraćaju direktno pismohranama. Najčešće se radi o upitima poput: “Čujte, mojima su 1953. g. uzeli zemljište...” Mnogo bi se posla uštedjelo kada bi se na web stranicama arhiva moglo naći dovoljno relevantnih podataka o gradivu, od toga za koje se gradivo sa sigurnošću zna da nije sačuvano, koji je gradivo pohranjeno u kojem arhivu, koji se dokumenti mogu uistinu naći u pojedinom fondu... Arhivi ne doživljavaju pismohrane ni kao korisnike gradiva ni kao kolege koji također daju informacije o gradivu, i kao takvi trebaju biti povezani s arhivima u jedinstveni informacijski sustav, uključujući u opći informacijski sustav Republike Hrvatske i u međunarodne sustave prijenosa obavijesti.

U arhivskoj se teoriji u zadnje vrijeme govori o teoriji records continuuma[1] kao novom gledanju na arhivsku profesiju koju više ne tvore, kao u ranijoj teoriji o  životnom ciklusu dokumenta, tri profesije: djelatnici u pisarnicama, djelatnici u pismohranima i arhivisti, već se sada radi o jednoj profesiji, ali o različitim odgovornostima odnosno cjelovitoj brizi o zapisima od trenutka nastanka do njihova korištenja.

Buduće arhiviste obrazuje Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu, Odsjek za informacijske znanosti, katedra arhivistika i dokumentalistike. Prema informacija koje nalazimo na web stranici Katedre diplomirani će arhivisti raditi u povijesnim arhivima, a dio će ih se zaposliti kao spisovoditelji u različitim tijelima javne uprave, u gospodarstvu… u sektoru spisovodstva (records management). Na istoj se web stranici predviđa i donošenje zakonske obveze da sve veće državne ustanove moraju imati fakultetski obrazovane spisovoditelje. Ni jedan važeći propis ne koristi termin “spisovoditelj” / “spisovodstvo”, a uprava nema saznanja o donošenju zakonske obveze da sve veće državne ustanove moraju imati fakultetski obrazovane spisovoditelje. Termin pismohrana / djelatnik u pismohrani se na ovoj web stranici uopće ne spominje.

Ukoliko pregledamo brojeve časopisa Arhivski vjesnik unatrag zadnjih deset godina naići ćemo na vrlo malo članaka koji pomažu pismohranama u radu. Malo je djelatnika pismohrana učlanjeno u arhivističke udruge. Djelatnike pismohrana se rijetko poziva kao autore na stručna savjetovanja. Kontakti, izuzev nadzora, između pismohrana i arhiva su slabi. Arhivi ne doživljavaju pismohrane kao dio «vlastitog tima» koji radi na istom zadatku i ima isti cilj - pronalaženje potrebnog spisa ili predmeta, bilo to 5 mjeseci, 20 ili 100 godina od njegova nastanka. Dio arhivista ima pokroviteljski stav prema pismohranama, i ne prepoznaje ih kao dio vlastite struke. Pismohrane pak drže da arhivi ne poznaju u dovoljnoj mjeri propise, uredsko poslovanje i “stvarni život” uprave.

Čini se da arhivi i pismohrane, za sada, nisu spremni na partnerski odnos. Obje strane imaju za to svoja objašnjenja i izgovore, zamjerke upućene drugoj strani... Arhivi su u tom (ne)odnosu u poziciji moći – obavljaju nadzor nad pismohranama. Ono što treba spojiti arhive i pismohrane je temeljni, zajednički cilj - davanje brze i točne informacije o određenom spisu, bez obzira traži li se spis 5 mjeseci, 50 ili 150 godina od njegova nastanka. Nadajmo se da će naklonost, afinitet i interes za gradivo potaknuti arhive i pismohrane na dijalog i istinsku komunikaciju u kojoj će korisnici gradiva igrati ulogu “velikog brata”.